メモの極意は「書かない」こと?

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プロフィール
松林 薫
1973年、広島市生まれ。ジャーナリスト。京都大学経済学部卒、同大学院経済学研究科修了。1999年、日本経済新聞社入社。経済学、金融・証券、社会保障、エネルギー、財界などを担当。2014年退社し株式会社報道イノベーション研究所を設立。2019年より社会情報大学院大学客員教授。著書に『新聞の正しい読み方』(NTT出版)、『「ポスト真実」時代のネットニュースの読み方』(晶文社)、『迷わず書ける記者式文章術』(慶應義塾大学出版会)。

「新聞記者」と聞くと、政治家を取り囲んでメモをとっている姿を目に浮かべる人が多いのではないでしょうか? 最近は記録をICレコーダーに任せる場面も増えましたが、ペンとメモ帳が記者にとって最も重要な七つ道具であることは変わりません。ただ、記者たちがどんなことを書き付けているのか、実際に目にする機会はほとんどないでしょう。今回は効率よく情報を記録するノウハウについて紹介します。採用面接などの場面で応用する方法について考えてみましょう。

目的によって書き方は変わる

「仕事を教えているときにメモを取らない新入社員は成長しない」−−。

ベテランのビジネスパーソンと話しているとよく耳にする言葉です。メモを重視する職場は報道業界に限らないということでしょう。

ただし、新入社員研修などの場で「メモの重要性」ばかり強調することには落とし穴もあります。先輩の言葉を一字一句もらさず書きとめようとして肝心の理解がおろそかになったり、書くスピードが話に追いつかなくなってパニックに陥ったりする人が出てくるからです。

実はこれ、新米記者もよくやる失敗で、筆者にも覚えがあります。

こうした失敗を避けるには、メモを取る目的が何かをしっかり考えなければなりません。重要なのは、「このメモは何のためにとるのか」を明確にし、用途に合った情報に絞って記録することだからです。

新しい仕事を覚える場面でメモを取る理由は、「聞いただけだとすぐに忘れてしまうから」でしょう。大事な情報は手を動かして書いて頭に焼き付け、さらに後で何度も読み返すことで記憶を定着させる必要があります。

これは学校の授業で先生の板書をノートに写す理由と似ています。加えて、熱心にメモを取る姿を見せることで、相手に「あなたの話を真剣に聞いていますよ」というメッセージを送る効果もあるかもしれません。

もっとも、こうした子どもの頃から慣れ親しんだイメージに縛られていると、メモ取りは上手くなりません。取材やビジネスの現場でメモを取る目的は、それらと少し違うからです。

例えば、記者がメモを取るのは、ほとんどの場合「記事を書くため」です。言い換えると「アウトプットに必要な基礎資料を作成する」ことが目的なのです。

これはビジネスの現場でも同じで、「報告書を書くため」「上司に口頭で説明するため」といった目的の方が、「記憶を定着させるため」より多いのではないでしょうか。

目的が異なれば、メモの取り方も違ってきます。冒頭に挙げた政治家の囲み取材について考えてみましょう。こうした取材はたいてい数分程度で終わり、記者はすぐに300〜400字の短い速報原稿を書かなければなりません。

その際、詳しい解説を書く必要はなく、いわゆる「5W1H」を簡潔にまとめた記事を、他社より早く流すことが求められます。こうした「ニーズ(=アウトプットの形)」から逆算して、メモ帳に書くべきことを決めるのです。

このケースで必要なのは、政治家が説明する事実関係についての情報です。ただ、書こうとしているのは短い原稿なので、細かい情報はメモに書いても盛り込めません。だから言葉を全て書きとめる必要はなく、最も重要性の高い(ニュース価値がある)情報に絞って記録します。

具体的には、5W1Hの中でも特に重要な「誰が(Who)いつ(When)どこで(Where)何をする(What)」という4つの要素があれば、とりあえず記事は書けます。極論すれば、人名、日付、場所などのキーワードだけでもいいのです。実際、ほとんどの記者は、キーワードや「○○が**(する)」といった極めて短いフレーズを書いているだけなのです。

政治家の囲み取材では生のコメントに最もニュース価値があるケースも少なくありません。その場合は、記事に引用する発言部分だけは正確に書きとめる必要があります。ただし、字数が多い一問一答式のインタビュー記事と異なり、カギカッコでくくって引用するフレーズだけ記録すれば十分です。

逆に、発言を全て記録するICレコーダーは役に立たないことがあります。すぐに締め切りが来る場合、一から聞き直しながら原稿を書く時間はないからです。こういうスピード勝負の場面で取るメモは、必要な情報に絞って記録している方が役に立つことはお分かりいただけるでしょう。言い換えれば、メモを取りながらどれを残し、どれを捨てるかという価値判断をすることに大きな意味があるのです。

ビジネスの現場で汎用性が高いのはこのタイプのメモでしょう。例えば採用面接であれば、相手から聞き出すべき情報は事前にある程度決まっているはずです。また、記者で言えば原稿に当たる、報告書や評価シートを作成するまでの時間も短いことが多いのではないでしょうか。

そうであれば、あらかじめ聞くべきポイントをノートの余白に書いておき、聞き出した情報を断片的なキーワードや数字、ごく短いフレーズで書きとめておけば事足ります。仮に報告書などを文章で書かなければならないとしても、キーワードを手掛かりに内容はすぐに思い出せるからです。

こうして記録する情報を絞り込むと、しっかり相手の表情を見ながら話を聴く余裕も生まれます。相手の言葉を細大漏らさず書きとめようとして観察がおろそかになれば本末転倒でしょう。

新聞社でも重要な記者会見では、下っ端の記者がパソコンに発言をベタ打ちし、キャップクラスの記者は簡単なメモだけ取りながら相手をじっくり観察するといった役割分担をします(中継を見て「最近の記者は会見者の顔も見ずにパソコンを打っていて嘆かわしい」という声も聞きますが、それは誤解です)。

なお、メモを取る手が相手の話すスピードについていけなくなったときの対処法についても付け加えておきましょう。囲み取材の例で言えば、引用したいフレーズが出てきたのにメモが追いつかないケースです。

この場合は確認も兼ねて、すぐに相手の言葉をおうむ返しで繰り返します。「なるほど、『****』ですか」といった合いの手を入れることで、話しをいったん中断させ、そのすきに書きとめるのです。

ただし、この方法だと自分がどの部分に注目したかが相手に伝わってしまいます。それを避けたい場合には、それほど重要ではない質問をぶつけ、相手が答えている間に書きとめる、というテクニックもよく使われます。

ロングインタビューは「目次」を作るつもりで

一方、取材先からじっくり話を聞いた上で一問一答スタイルの長尺物(長めの記事)にまとめる場合などはメモの取り方も変わってきます。このケースでは、締め切りまでの時間は速報より余裕があり、ICレコーダーを聞き返しながら原稿を書くことになります。ビジネス現場で言えば、報告書を書くためのヒアリング調査や事情聴取に近い取材と言えるでしょう。

こうした取材では、時系列でインタビューのインデックス(目次)を作るつもりで記録すると後の仕事がはかどります。全文をテープ起こしする場合は別として、長尺物でも字にできるのは取材先が話した内容のほんの一部分にすぎません。そうであれば、仮に原稿を書く時間が十分にあったとしても、録音を全て聞き返しながら執筆するのは非効率です。

そこで、原稿を書く際に必要な部分を録音データから素早く探し出せるよう工夫します。メモには引用したいと思った発言を短いフレーズで書くと同時に、ICレコーダーの液晶画面を見て、スタートから何分時点かを「12:34」といった形で記録していきます。もちろんこの場合も、発言を全て書きとめる必要はありません。「これは原稿に盛り込みたいな」と感じた部分だけでいいのです。

まとめ

時々、一般の人から「よく相手のスピードに合わせてメモが取れますね」と感心されることがあります。そういう人は、記者が相手の言葉をすべて書きとめているのだと勘違いしているのでしょう。

もちろん「速記」と言って、特殊な記号を使って全て書きとめる方法がないわけではありません。ただ、そうした技を使えるのは新聞社でも特殊な訓練を受けた人たちだけ。一般の記者は、ベテランになるほどメモする情報を厳選し、その分、相手との言葉のキャッチボールや観察に力を入れるものなのです。