全社員が採用に取り組む「スクラム採用」。社員を巻きこむメリットと取り組み方。

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「終身雇用制度」が崩壊しつつあり、新たな働き方が多く見られるようになっています。日々人の流動は大きな変化を遂げていることを実感する瞬間があるのではないでしょうか。

近年、新たな採用活動のひとつが全社員が一丸となって採用を行う「スクラム採用」。これまでの採用活動とは、どのような点が異なるのか、また採用力向上の可能性はどんなところに秘められているのでしょうか。今回はそんな「スクラム採用」について解説します。

スクラム採用とは?

従来、採用活動といえば人事部の担当者が全て行うものとされていました。しかし、社員からの紹介がもととなる「リファラル採用」やSNSでの応募など、人事部の管轄外から採用活動が始まる事例も増加しています。さまざまな場所やツールから発生する採用活動を踏まえ、さまざまな分野に特化した社員が採用活動に携わることこそが「スクラム採用」です。

スクラム採用という言葉は、株式会社HERPが提唱する、現場の社員が主導して行う採用活動を指しています。また、少人数のチームをもとに短いスパンで開発を行う「スクラム開発」のように、全員が同じゴール(採用目標の達成)に向けて採用活動に取り組むことでもあります。

HERP社によれば、スクラム採用には3つの要素があります。

1.権限移譲

採用活動のワークフローを分解し、各フローを社内の最適な担当者に権限移譲。各職種の最適な採用手法に関しても、現場主導でPDCAを回すことも含める。

これまでの採用活動は、求人媒体への求人広告の掲載や採用スケジュールの設定、応募者との連絡と、大きな負担になっていました。さらに専門職の採用時、有しているスキルや今後の見通しなど、採用担当でも把握できていない分野の知識が求められ、採用後のミスマッチも発生していました。

しかし、スクラム採用で各フローを社内で分担すると、採用担当の負担減やミスマッチの防止に効果を発揮します。

2.成果の可視化

採用活動の成果を全社員にフィードバックし、採用担当を中心に定期的な振り返りを行っている。

PDCAの繰り返しは、自社の採用力を上げるうえで欠かせません。応募者の減少やミスマッチが発生した原因や、採用フローの簡略化など、採用活動をより良いものにできるヒントを見つける良い機会となるでしょう。担当者だけでは気づかない点も、全社員に結果を共有することで洗い出せます。

3.採用担当のプロジェクトマネージャー化

採用担当が「採用活動における施策のオーナー」ではなく、採用活動全体のプロジェクトマネージャーやドメインプロフェッショナルとして機能している。採用に関する知識を現場の社員へインプットする役割を担っている。

スクラム採用において、採用担当はあくまでも「採用活動のプロジェクトマネージャー」です。採用活動に関する知識を社員に伝えることで、全社員が一丸となるほか、採用活動が行いやすい環境に近づきます。

採用業務のスクラム化が求められる背景

人材採用を取り巻く環境は今、少子高齢化により労働人口の減少や景気の回復により空前の売り手市場となっています。

さらには大企業や人気の業種に応募者が殺到している一方、中小企業に応募者が集まらないケースも見られており、採用活動の格差も発生しています。

そして優秀な人材は、他の企業からもオファーを受けているほか、そもそも転職を検討していないこともあります。積極的に社外に募集を呼び掛けたとしても、優秀な人材の方から応募してくるとも限りません。SNSでの呼びかけや採用イベントなど、「話だけでも聞いてみようかな」と思わせるきっかけ作りとして、社員それぞれの得意分野からアプローチすることも大切です。

採用活動が困難を極めている今だからこそ、従来の採用活動の幅を広げた「スクラム採用」によって優秀な人材を確保することが求められているのです。

スクラム採用のメリット

では、スクラム採用のメリットはどんなところにあるのでしょうか。

メリット1.社員の結束力が高まる

採用活動は、同じ職場で働く仲間を探すことでもあります。自社にマッチする人物を探すという共通のゴールに向け、協力することは、社員同士の結束力を高めます。

また、スクラム採用ではSNSでのアピールに特化している社員にアドバイスを求めたり、自社に不足しているスキルを聞いたりと、それまで業務で関わることのなかった社員とのつながりが生まれます。これをきっかけに業務で良い効果が見られたりと、スクラム採用は社員に良い刺激をもたらす傾向にあります。

メリット2.採用の「自分ごと化」によるエンゲージメント向上

スクラム採用は、採用に関わっていなかった社員が採用を自分ごと化する良い機会です。自社の魅力を探し、伝えるための手段を考え、実行することにより自社の理解が深まります。それまで見えてこなかった自社の良いところを知り、エンゲージメントが向上するでしょう。

メリット3.採用力の向上

求人広告や自社サイトでの募集ページの作成を行う以外にも、さまざまな形式での採用活動が活発化しています。採用担当がすべてを管理することにも限界はありますが、スクラム採用では全社員がそれぞれの得意分野を生かすことで漏れなく採用活動を行えるようになります。無駄がなく、効率の良い採用活動により、企業の採用力は大きくアップします。

スクラム採用の懸念点

一方で、スクラム採用には懸念点も存在します。「効果があるならやってみよう」と安易に導入するのではなく、十分な検討を踏まえて決定するように注意しましょう。

懸念点1.役割分担があやふやになる

スクラム採用では、全社員が採用に関わるためそれぞれの役割があやふやになってしまう傾向があります。「誰かがやるだろう」という人任せの意識が蔓延化すると、採用活動のスピード感が失われる可能性も無視できません。それぞれの担当を明確に決め、責任を持って取り組めるような環境づくりが重要です。

懸念点2.社員が採用活動に参加しやすい環境ではない

社員が採用活動に参加することがスクラム採用の大前提ではあるものの、日々の業務に追われていると、採用活動への参加は難しいでしょう。そのため、採用活動の現状を共有できるツールの使用や、負担を軽減するためのフォーマットの準備などをしておくのがおすすめです。

懸念点3.経営層が採用に関してコミットメントできていない

スクラム採用をする際、当然ながら参加するメンバーには経営層も含まれます。「社員がやっているから大丈夫だろう」と丸投げするのではなく、「そもそもなぜスクラム採用を導入しようと思ったのか」という背景や、「スクラム採用によってどのような人材を探しているのか」といった目的を社内で共有し、社員のモチベーションを維持するよう意識しなければいけません。

スクラム採用の成功事例から学ぶ、実践のためのポイント

近年ではスクラム採用を導入し、成功した事例も増加しています。成功事例から、実践するためのポイントを学びましょう。

hey株式会社

キャッシュレスサービスやオンラインストア運営サービスを提供しているhey株式会社では、3つのフローを現場社員と人事で役割を分担しながらスクラム採用を行っています。「どのようなスキルを持った人を何人求めているか」をそれぞれ現場が回答し、人事が応募者を集め、面接以降の意思決定を再び現場が行うという分担を行うことで、それぞれが果たすべき責任などが明確になっています。

また、会社説明会として決まった曜日にオフィスを開放し、興味を持った人と交流するイベントを開催しており、社員も参加しています。現場で働く社員の声を聞けるイベントにより、応募後の具体的なイメージを持つことを可能としています。

【この会社が取り組んだこと】

・「どんな人材が欲しいか」について、現場の声に耳を傾ける。
→採用後のミスマッチを防ぐ。

・現場で働く社員と自社に興味を持っている人との交流の場を作る。
→自社のファンを作り、転職時の選択肢として印象付ける。

株式会社PR Table

企業の背景を発信するサービスを提供している株式会社PR Tableでは、面接のフィードバックを共有ツールで全社員に公開し、意見を求めることを積極的に行っています。こうすることで社員が採用に対する意識が変わったといいます。

企業が求めている人材や、採用活動の状況を把握できることは、社員にとっても有効に働くという事実がうかがえるでしょう。

【この会社が取り組んだこと】

・採用活動の進捗を全社員に共有する
→担当者に任せきりにするのではなく、社員に採用に携わる意識を持たせる。社内での理解を得ることで、スクラム採用の体制が整う。

全社一丸となって採用を行うことで、企業の採用力アップを目指す

この他にも、スクラム採用が成功した企業は経営層が定期的に採用に関するメッセージを伝えたり、飲食を交えたオフラインでの交流会など、気軽に採用活動に参加できる環境を提供しているという共通点が見られました。どんな制度においても言えることでもありますが、メンバーの積極的な参加は、経営層が導入に向けた想いや目的を共有することから始まるといえます。まずはゴールを設定し、社内での理解を得ることから進めましょう。

また、「採用イベント」は、スクラム採用をはじめるきっかけとして有効です。特に多くの転職希望者に出会える「転職フェア」は、直接会って企業の魅力をアピールできるメリットがあります。

現場で働くメンバーや、転職経験者をブース運営チームに編成し、「どのようなアプローチをしたら効果的か」を軸に、現場を巻き込んだ採用を進めていきましょう。配布物や当日の企画内容を含め、有意義なイベントにできれば採用はもちろん、チームの結束感を高めることも可能です。

従来の採用活動とは異なり、採用に全社員が関わる「スクラム採用」。ミスマッチを防止し、企業を支える重要なメンバーを探すうえで重要になるため、今後も多くの企業で導入する事例が増えていくことでしょう。

しかし、スクラム採用は規模が全社に及ぶため、すぐに取り入れることは難しい制度でもあります。全員が無理なく参加できる環境を整えるところから始めてみてはいかがでしょうか。