Web面接で業務効率を最適化!面接もテレワークの時代へ

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これまでの面接は、求職者が応募した企業に赴き面接を受けるのが、一般的な形。新卒採用も中途採用も基本的には同じ流れで行われてきました。しかし、テレワークが広がり、浸透してきている今、外出先で“Web面接”を行うことが当たり前になるかもしれません。人材不足に困っている企業では特に、優秀な人材のスピーディーな採用に一役買う新たな採用手法とも言えるでしょう。そこで今回は、注目を集めている“Web面接”について詳しく解説していきます。

Web面接とは

Web面接とは、面接者と面接官がオンラインで会話すること。インターネット回線を使って遠くにいる面接者とWeb上で面接を行うことです。ネット環境が整っていれば、どこにいても面接が可能なため、面接者に必ず会社に来てもらう必要はありません。また、自らも面接のために社内にとどまる必要がなく、より効率的にスケジュールを組むことができます。例えば、地方の人材を採用したいと考えている場合でも、会社説明会などを開催して志望者を集める必要はありません。なので、現地に赴く手間も省け、時間や交通費などの負担も軽減することができます。

Web面接に必要なモノ

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Web面接を始めるにあたって、あれこれ用意するモノが多いのではないか。初期費用にお金がかかってしまうのではないか。そんな心配をされる方もいます。実は、Web面接は新たに何かを買わなければ始められない、ということは特にありません。Web面接に必要なモノは、カメラ内臓のPCやスマホのみ。そこにSkypeやFaceTimeなどのアプリをダウンロードして、ネット環境が整えば、どこでも面接を行うことができます。

ただ、外出先では面接中の会話が気になることも。会話の内容によっては外に漏らしてはいけない情報もあります。そうした心配も、近年のテレワーク拡大の動きによって解消されてきました。外出先でもWeb面接ができるように様々な環境が整ってきたため、続々とWeb面接を導入する企業が増えています。

テレワークでWeb面接ができる場所

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PCに向かって仕事するだけなら、カフェやファミリーレストラン、イートインコーナー付きコンビニエンスストアなど、ちょっとしたスペースがあればテレワークは可能です。しかし、Web面接を行うとなると、最適な空間とは言えません。Web面接を行うのであれば、周囲の雑音や音漏れが気にならない集中できるスペースがオススメです。では、どのような場所でWeb面接を行うのが最適か、ご紹介していきます。

ボックス型ワークスペース

「働く人の“1秒”を大切に」をコンセプトにしたボックス型ワークスペース“STATION BOOTH”のサービス提供を、2019年8月1日より正式に開始したJR東日本。都内主要駅に設置され、会員登録することで利用できます。しっかりと遮音される作りになっているので、外部への音漏れを気にせず会話することが可能。そのため、機密性の高いやりとりも安心です。また、外から見えないようになっていることも集中しやすい理由。通勤ラッシュの時間帯でも人目や音が気にならないほどの個室空間が用意されています。ビジネスマンが必ずと言っていいほど足を運ぶ駅にあるので、気軽に利用しやすいのがポイントです。

参考:STATION WORK

従量課金制サテライトオフィス

テレワークを推奨する企業が増えているのと並行して、サテライトオフィスを持つ企業が増えています。しかし、サテライトオフィスは月極料金制が多く、社員のテレワーク率から考えると、どこまで有効に活用できているか見えない部分もあります。そこで昨今、利用者が増えているのが、従量課金制のサテライトオフィス「ZXY Share」です。利用した時間分だけ費用が発生するのでコスト面がお得。テレワークしやすいように個室が完備され、遠隔地とのコミュニケーションに最適な液晶モニター設置の防音対策が施された個室もあり、Web面接を行うのに最適です。また、防音対策済みの電話BOX (小型テーブル・イス付き)まで完備されているので、急な電話が必要な際にとても便利な設備が用意されています。完全会員制なのでセキュリティ面も安心です。

参考:ZXY Share

コワーキングスペース

利用者同士の交流が多いイメージのコワーキングスペース。様々な事業を行なっている方々が在籍しているため、コミュニケーションを取る機会は確かに多くあります。ですが、みなさん集中して作業をしたい時や電話をしたい時もあるので、コワーキングスペース内には“電話ブース”を設置しているところもあります。新宿にあるコワーキングスペース「+OURS 新宿」もその一つ。入り口すぐの場所にはコミュニケーションゾーンがあり、そのすぐとなりに電話ブースがあります。ですから、Web面接を行う際には電話ブースにこもって面接に集中することが可能です。幅広い方々がいるので、採用に関する情報共有もできる環境があります。

参考:+OURS 新宿

Web面接のメリット

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対面で行なっていた面接と違い、PCやスマホの画面上で面接を行うWeb面接。今までとは違う採用の形だからこそ、どんなメリットがあるのか気になるところではないでしょうか。そこで、Web面接の導入を検討されている皆さまに、Web面接の可能性や活用方法などをご紹介していきます。

メリット①:応募数・面接人数が増加

日本中、たくさんの方々が自分に合った仕事を探して就職活動をしています。求職者の中には“地元を離れて都会で働こうと決心し、様々な企業・仕事を見て、応募している方”や“都心部で働いているけど、Uターンを考えて応募している方”もいます。しかし、高い交通費をかけて面接を受けに行くのはリスクが高い。そうなると、もう少し近場で就職先を探してしまう。このような面接へのハードルを下げ、志望企業に就職する可能性を広げてくれるのがWeb面接です。リスクが軽減されることからも、Web面接が可能な企業への応募は増え、面接人数も増加する傾向にあります。Web面接は、求職者のみならず、企業にとっても、有効な手段です。

メリット②:内定辞退を未然に防げる

面接を進めていく中で、面接者に対しての好感度が高まり、採用したいと採用担当者は考えます。しかし、これは一方的な感情で、面接者も面接が進んでいくにつれて志望企業に対して判断基準ができてきます。応募時と変わらず「働きたい」と思い続けてくれればいいのですが、一次面接を終えてから二次面接までの期間があいてしまうと、「思っていた感じと違うかも」という気持ちが芽生えてしまうこともある。そういう心理的状況になってから内定を出しても、他の企業から内定をもらっている場合にはそちらに行ってしまいます。そのような内定辞退をWeb面接なら防ぐことができます。Web面接は、お互いに時間が合えばいつでも面接できるのがメリット。一次面接を終えて二次面接や最終面接までの期間をあけずに、面接者がこちらに向いている熱量の高いタイミングで面接を行うことができる。ですから、内定までしっかりと結びつけられるのです。

メリット③:面接官の育成に活用可能

導入するシステムにもよりますが、Web面接システムの中には録画機能が付いているものもあります。面接中の映像を録画し、振り返りをすることができる。これは、面接官としてキャリアが浅い採用担当者がベテラン面接官からアドバイスを受けるのに最適。より面接レベルを高めていくために、とても有効です。また、育成だけにとどまらず、内定を出すかどうかの判断に困った時に面接を見直すことができます。面接に参加していない採用担当者も、面接状況を動画で観られるのも魅力の一つ。ただ、気をつけなければいけないこともあります。録画自体は法律違反ではありませんが、その録画データが外部に流出してしまうと法律違反になってしまうので、徹底した管理が必要です。

Web面接のデメリット

Web面接のメリットをご紹介しましたが、活用していく上でデメリットな面もきちんと理解しておいたほうが、急なトラブルなども回避できます。それでは、どのようなデメリットがあるのかご紹介していきます。

デメリット①:通信トラブルが起こる可能性が潜んでいる

日程調整がしやすいため、いつでも面接を組める一方、きちんとしたネット環境がないと面接を行えないのがWeb面接のデメリットな面です。また、ネットワーク機器のトラブルによっても面接ができなくなるので、そうしたトラブル時の対処方法を事前に確認することが大切です。

デメリット②:相手の表情や反応が汲み取りにくい

Web面接では、カメラやマイクを通じて面接を行うため、対面での面接のように相手の表情や反応を汲み取りにくいのがデメリットです。面接官が意図した質問がきちんと伝わっているのか、面接者が答えた内容が齟齬なくこちらに伝わっているのか、といった点に注意しながら面接を進めていく必要があります。ミスコミュニケーションが起こりうることを想定して、事前に質問項目を面接者に送っておくなど、できる限り齟齬が起きないように準備を進めていきましょう。

デメリット③:背景・周囲の音に要注意

ボックス型ワークスペースやサテライトオフィス、コワーキングスペースなど、遮音環境が整っている個室空間の場合は問題ありませんが、社内でWeb面接を行う場合もあります。そうした時に気をつけなければいけないのは、背景と周囲の音。面接中、画面には自分だけが映っていると思いがちですが、実は背景も映り込んでいることは多いです。なので、できる限り壁などが背景になる場所でWeb面接を行いましょう。また、社内の様々な音をマイクが拾ってしまう可能性もあるので、遮音環境までは行かなくても会議室などでWeb面接を行うのがオススメです。

Web面接をする前に準備すること

Web面接は、双方のネット環境がしっかりと整っていることが大前提になります。ですから、採用担当者は自分のネット環境だけではなく、事前に求職者にもネット環境に関してアナウンスすることが大切です。また、いつもWeb面接を行なっている環境だからと言って自由に振る舞うのではなく、採用担当者も求職者から見られていることを意識して、きちんと心構えをしてWeb面接に臨みましょう。

採用担当者も快適なテレワークを

テレワークが広まっている中、採用担当者のテレワークはまだまだ広まっていません。その要因としては“面接は対面で行うもの”という固定概念が根付いてしまっているからではないでしょうか。ネット環境が充実し、至るところで仕事ができるようになった今、面接もテレワークの時代に入りました。面接者にとっても、面接官にとっても今までのような時間や交通費などの負担が少ないWeb面接を積極的に活用して、採用スピードを上げてみてはいかがでしょうか。