新米人事さん必見!人事がやってしまいがちな内定提示後の対応エラー事例

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プロフィール
株式会社アウトソーシングテクノロジー
採用キャリアアドバイザー 若林聖子
求人広告代理店で営業職、エンジニア派遣会社で人事労務事務を経て現職。どんな任務にアサインされても常に1カ月目で成果を報告できるよう、垂直立ち上げを自らのテーマとしている。メンバーと共に業界トップクラスの採用に向けての組織構築を実行中。

アウトソーシングテクノロジー採用の若林です。私が自社へ入社した2011年からこの6年間で社員数はおおよそ2000名から6000名へと3倍に拡大し、それに伴い採用部隊の人数も大幅に拡大してきました。組織が拡大していくにつれて、新人採用担当のヒューマンエラーやミスによりトラブルに見舞われることもありました。

弊社の事例だけではなく、どの企業でも起こりうるエラーではないかと感じたため、私の限られた実業務・マネジメント経験の中から採用担当者がしてしまいがちな事例をご紹介します。これから初めて採用活動に対応する人事の皆さんの参考になればと思っています。

人事が絶対にしてはいけないミスその1
-誤字脱字が命取り-

人事の業務は、コミュニケーションや交渉が非常に重要とされますが、それだけでは採用はうまく進みません。非常に沢山の書類を取扱い、且つそれらの書類は応募者の人生を大きく左右するものになります。採用内定通知書、給与提示書、雇用契約書など、人生の決断に使用する書類という認識を強く持っておきたいところですが、意外と多いのがこういった書類での応募者氏名の誤字脱字だったりします。

自分と違った氏名で書類が届いたことで、それを理由として内定を辞退されてしまうこともあります。どれだけ綿密丁寧にコミュニケーションと交渉を重ねたとしても、誤字してしまうだけで全ての信頼を失ってしまうことにも繋がりかねません。

当然のことですが、初めて採用業務に当たられる方は、十分注意のうえ必ずダブルチェックをかけられることをお勧めいたします。

要注意なのは、

  • 「邉」と「邊」
  • 「斉」と「斎」と「齋」
  • 「高」と「髙」
  • 「崎」と「﨑」
  • 「濱」と「濵」

など、ぱっと見た時にはわかりにくく、ミスが発生しやすいものです。こちら側がミスをするのは初めてでも、応募者は今まで人生で幾度となく間違われてきたはずなので、「この会社もミスしてきた」と、嫌気がさしてしまいます。「初めて間違うのだから、許してくれるだろう」という甘い考えは捨て、徹底的にミスの無いように対応して頂きたいと思います。

基本的にどの漢字の確認は履歴書を基準にチェックを行っていきますが、稀に応募者の中でも戸籍と違う略字を記載されている方もおられるため、出来れば内定通知書を作成する前、入社時には必ず、戸籍上の漢字表記を確認しておきましょう。

人事が絶対にしてはいけないミスその2
-入社承諾後の脱力状態-

採用担当としては、内定を出した応募者から入社承諾を貰うと非常に嬉しいものです。これから一緒に頑張っていこう!と、強く感じますし、使命感も得ると思います。ですが、達成感を強く感じて浮かれてしまうあまり、その反動で気持ちが安心した状態になってしまうことがあります。

日々の業務に追われて優先順位を下げ、入社承諾を頂戴したあとのアクションが遅れてしまうことはあってはならないことです。

  • 入社承諾後に連絡が来ない
  • 今後のスケジュールが不明瞭
  • 1週間経っても入社書類が自宅に届かない
  • 引っ越しの段取りをどのようにしていいかわからない

など、次の段取りがどのようになるのかを待っている承諾者からすると、承諾後のレスポンスが遅い会社に対して「この会社で良かったのだろうか」「社員を大事にしない会社なのではないか」などの心配を抱く要因となってしまいます。入社承諾後は速やかに電話を入れ、お礼と共に入社後までのスケジュール調整を行うようにしていきましょう!

人事が絶対にしてはいけないミスその3
-現場引き渡し時の情報量不足-

採用を行った後に、人事がその人と一緒に働く機会はあまり多くありません。むしろ、各部署への配属を行い、マネジメントもその上長に任せることが多いのではないでしょうか。

しかし、どんな想いで前の会社を退職し、どんな理想を掲げて、何を期待して入社されたかを採用面接時に確認しているのは、実際のマネジメントをする現場上長ではなく人事担当者です。

なので、申し送りをいかに詳しく行うかで上長にとってもマネジメントのしやすさが大幅に上昇します。その共有が十分にされないまま現場に配属してしまうと、入社前と入社後のギャップが非常に大きくなり、どれだけ上長が適切なマネジメントを試みたとしても、早期離職に繋がりかねません。

必ず現場引き渡し時に

  1. どのようなことを期待して入社したか
  2. モチベーションの源泉・働く動機
  3. 退職を検討するきっかけになりうること

最低この3点は共有するようにしましょう。折角採用した方に長く活躍して頂くために、非常に重要なプロセスになります。

さいごに

以上、人事担当者がやってしまいがちな対応エラーの中でも、入社辞退や離職に直結してしまう内容をご紹介させて頂きました。入社してくる人財は、全員と言って過言ではないほど“自分は熱望されて、この会社に入社する”と感じてくれています。そんな心情の中、内定提示以降の対応エラーは強く・根深く不信感を持たれてしまうため、ミスなく完璧に対応するよう心がけて頂きたいと思います。

人事は会社の顔と言いますが、そうなるためにはクロージング能力や会社と本人との条件交渉力と同時に、入社後に発生する事務業務もミスなくこなす処理能力が求められる職種。大変な業務になりますが、是非“人と向き合う”という業務に就いたことに誇りを持っていただき、各社にとって素晴らしい採用担当へと成長して頂ければ嬉しいです。