採用ノウハウ

スカウトの返信率を高める秘策!魅力的な求職者を獲得する方法

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アウトソーシングテクノロジー採用の若林です。今回はダイレクトリクルーティングにも活用できる、スカウトメールの打ち方についてご紹介していきます。求人広告のオプションとして実施する場合であれば、場合によっては500通、1000通と打つこともあり、採用担当者の工数を大幅に使用する業務の一つとなっています。

同じメール文を用いて大量送信をすることで、工数を最小限に抑えて対応する方法もありますが、やはりその方法では、返信率が1〜2%程となってしまいます。工数を削減できるなら、そのくらいの返信率でも致し方ないと考える企業もあるかもしれませんが、コストをかける以上、返信率を上げて優秀な人材の応募を獲得したいですよね。

そこで、弊社のスカウト方法で特に成功した事例をご紹介します。

筆者:株式会社アウトソーシングテクノロジー
採用キャリアアドバイザー 若林聖子

求人広告代理店で営業職、エンジニア派遣会社で人事労務事務を経て現職。どんな任務にアサインされても常に1カ月目で成果を報告できるよう、垂直立ち上げを自らのテーマとしている。メンバーと共に業界トップクラスの採用に向けての組織構築を実行中。

スカウトの基本は、“1to1”あなただけに送るラブレター

スカウトを送る際に重要なのは、一人一人に併せて設定するスカウト文面です。「自分だけに送ってもらった特別なスカウトメールだから、返信する価値がある求人だ」と求職者に感じさせることが大切です。1to1にするためのレジュメをチェックするポイントからご紹介いたします。

  • 求職者の実務経験
  • 求職者の自己PR
  • 求職者の過去の転職背景(仮説)

主として上記3点を素早くピックアップして頂きたいと思います。あまり沢山の項目を読み込み過ぎても数十通、数百通送信することを想定すると工数が大幅に膨れ上がってしまいます。限られた業務工数の中で最大のパフォーマンスを発揮する為に、最低上記3点を3-5分程度を目安として把握頂ければ、1to1でラブレターを書くための十分な材料は揃ってきます。

今まで自分がどんな経験をしてきたか理解してくれたうえで、自信が持てているところを評価してくれて、今までしてきた辛い決断も受け入れて包み込んでくれる。そんな主旨の内容が書ければ、一人だけに向けた手紙になり得ます。

自己紹介は簡潔に

ラブレターを書く前に、最初に自分の紹介を簡潔に行います。出来るだけ短く、出来るだけ興味をひくように内容を吟味していきましょう。例えば、メインとなる事業とその他これから育てていくべき投資事業、入社後に担当する業務の影響度(規模など)、入社後のキャリア形成に関する考え方など、他社と差別化がしやすく、求職者の興味をひく内容であればOKです。200文字以内に納めて頂ければ求職者にとっても読みやすいと思います。

ターゲットにあわせて文章の構成を整える

ターゲットは、大きく分けて3種類に分かれます。1つ目は、未経験者人材。2つ目は、経験者で興味を持った人材、3つ目は、魅力的でどうしても面接に来てほしい人材です。

それぞれ興味を持っている点や、転職に求めるものなどが違うため、ターゲットに則したスカウト文面を定型文で用意しておくと便利です。ではいったいどういうターゲットに併せてどんなスカウト文面を作成すれば良いか、ご紹介していきたいと思います。

未経験者人材

これからのキャリアをイメージできるような内容にしていきましょう。未経験で何かを始める際に懸念とすることは、自分にその職種が適さなかった際のリスクになります。そのリスクを出来るだけ軽減できるというのは強みに映ります。ですので、基本は複数職種を文面の中で提案するスタイルのほうが応募効果は高まっていきます。

研修を経て複数職種の中から適性の職種を経験し、将来のステップについても2-3職種ほど提案出来ていた方が良いと思います。自身の適性に併せて広い職種の選択肢があると感じてもらえることが大切です。その場合は、自己PRの中から性格が要因となっている可能性が高い情報を拾うことが効果的になります。

経験者で興味有り人材

自分の経験や意思決定に自信があり、次のステージを経験したいと考えている求職者層に対しては、勢いや前向きさより、丁寧・紳士的に進めていくことが重要です。例えば出だしは「たくさんのオファーが送られていることとお察ししますが、突然のご連絡で失礼いたします。」であったり、過去の実績や具体的な経験を基にオファーしていることが分かるような文面、任せたいポジションなどを明確に記載したり、最後にプライドを損なわないように求職者自身がリスクヘッジ出来るよう選べる場を提供する形で終わらせます。

「すぐのご応募は歓迎しますが、お話をした後でご応募されるかどうか判断頂くことも可能です。」としたうえで、カジュアル面談(希望された場合は、後日面接を設定致します)とするか面接を希望されるかのヒアリングとしてスカウトを送ります。

相手の経験を尊重したうえで、面接を受けるかどうか検討してもらえる立場を提案します。

どうしても面接に来てほしい人材

経験者の中でも、どうしても欲しい・すぐ採用したいと思う人財がいた場合は、秘策で勝負しましょう。流れは②の経験者と同じように、今までの経験や実績から入り、どの部分に興味を持っているかをお伝えします。「次にどんなキャリアプランを検討されているのか伺ってみたい」というワードを用いることも有効です。

その他効果的な流れとしては、非公開のマネージャークラスの求人ポジションの提案、面接を人事ではなく責任者クラスで最終面接レベルの役職者とのセッティングが可能であることなどを提案します。

まずは求人背景や概要を希望であれば、前もって人事が会うことも可能と記載し、特別感も伝えながら求職者にとっての逃げ道や選択の場も提供します。ほとんどの求職者は、人事面談からを希望される方が多いですが、特別感を示すため最終面接者・決裁者の面談設定提案は、非常に有効です。

以上、ターゲットに併せたスカウト文面の作成方法をご紹介いたしました。基本的な部分は、1to1で進めること。自己紹介は簡潔に他社比較を伝えること。求職者のどこに興味をひかれたのか伝えること。欲しい人財になればなるほど、相手に選ぶ選択肢があり、相手が主導権を握っていることを伝えながら面談まで誘導することなどが重要となります。

この秘訣を用いて対応頂けると、2%の返信率が大幅に上がることは間違いありません。手間はかかりますが、欲しい人財からの応募数を増やせるよう、是非試行錯誤を経てスカウト力を高めて頂ければと思います。皆様の採用活動において、お役にたてれば幸いです。

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