採用ノウハウ

採用担当の個性を活かす!強みと弱みを意識したマネージメントで採用数を上げるポイント

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こんにちは、アウトソーシングテクノロジーの若林聖子です。今回は、採用担当者ごとに異なる伸び悩みの要因についてお話ししたいと思います。

KPIとなる指標があったとしても、採用がうまく進まない担当者をマネージメントする際に、原因の特定と業務改善の優先順位の付け方が難しいと感じておられる方も多いのでないでしょうか。

伸び悩んでいる採用担当者の場合、面接力やクロージング力といった「採用」に近い能力ではなく、本人の志向性にも課題があるケースも見受けられます。

そこで、今回は採用担当者のマネージメント方法について紐解いていきたいと思います。

筆者:株式会社アウトソーシングテクノロジー
採用キャリアアドバイザー 若林聖子

求人広告代理店で営業職、エンジニア派遣会社で人事労務事務を経て現職。どんな任務にアサインされても常に1カ月目で成果を報告できるよう、垂直立ち上げを自らのテーマとしている。メンバーと共に業界トップクラスの採用に向けての組織構築を実行中。

KPIとは別に、採用担当者ごとに応じた課題を探ってみよう

採用時のKPIの立て方についてのコラムはこちらをご覧ください。
https://careerlab.tenshoku.mynavi.jp/knowhow/knowhow-5983/

KPIは目標を達成するための最重要指標になるので、採用方針・採用目標によって組織の大きな方向性が決めるものです。この水準さえ保てれば、目標に到達すると設定するものなので、KPIを守ることは非常に重要です。

ただ、KPIを設定し、そこを目標に全員が行動していても進捗は人によってバラバラ、同じKPIに向けて、同じ採用環境下で、同じ組織文化でやっているのに、採用数の進捗が違うことが多々あります。その原因は、採用担当別の面接力・クロージング力の問題だけではありません。それだけではなく、沢山の要因が採用担当各個人の中に発生しています。

個性を大切にしたマネジメント(フォロー)が必要

採用担当者の業務状況をフォローしていると、各個人の個性や採用に対する“想い”が見えてきます。個人の能力や想いは、下記のような事例があがってきます。

  • 沢山の応募者を集めて、良い人だけに会って時間を使いたいと思う人
  • 書類選考は出来る限り落とさず多くの人に会って、採用するかどうかを判断したい人
  • 面接時間は1時間で終わらせず、3時間4時間かけて一人とじっくり向き合って内定辞退や入社後の離職防止をしたい人
  • 面接時間は短くても再度2次面接を行い、相手にじっくり考えさせる時間を設けて本人の決断を固めたい人
  • 承諾するということが確認出来てから内定を出したい人
  • 承諾させるために内定を出していく人
  • 入社後のフォローを手厚くして、離職防止に注力していきたい人
  • 企業のブランドづくりを行うことで採用改善を行おうと努める人

それぞれの採用担当に「なぜ採用の仕事をしているのか」「どういう人を採用したいのか」「採用した後でどんなふうに活躍してほしいか」という想いがあり、どれも正解でそれぞれ素晴らしい価値観だと思います。みなさんも、上記の中に共感する考え方もあるのではないでしょうか。よほどKPIから外れていれば検討の必要がありますが、各自の価値観を尊重しつつ、個々のフォローを行っていくことが大切だと感じています。

強みに個人差があるように、弱みにも個人差がある

採用担当に十人十色の価値観・得意分野があるように、十人十色の苦手分野があります。私が見ていて感じる採用が陥りがちな苦手分野もご紹介したいと思います。

  • 基本的なことがまだ出来ておらず、メール見逃しなどの対応漏れが起こる。
  • 事務処理が苦手で整理整頓が出来ない。
  • 判断に迷った結果、後回しにしてしまい対応スピードが遅れる。
  • 自身の事務処理時間を取るために面接設定日を遅らせリードタイムが遅れる。
  • 相手に承諾を得るために相手の都合の良いことばかりを伝えてしまい、入社後トラブルが多い。
  • 入社後にトラブルにならないよう、相手の課題を伝えすぎて面接後辞退になる。
  • 無理強いして入社してもらわなくていいから。というスタンスでいるため、クロージングを基本行わない。入社後は離職率が低いが入社数が伸びない。
  • メールを送って返さない応募者は質が低い応募者と決めつけて、面接設定を後追いしない。(私は自分が採用担当だった頃、このタイプでした…)

採用担当という職種は、営業よりも人員が少なく、応募から入社まで工程が沢山存在し、一人でほぼすべてを担当することが非常に多い職種となります。その工程の中で一つでも苦手作業があり、それが深刻であればあるほど、採用数は伸び悩みます。

ただ、上記を見て頂くと、意外と基礎的なことが多いと感じる方もおられたのではないでしょうか。そうなってくると苦手分野の克服についても、優先順位が立てられます。

“面接中のグリップが弱い”というカテゴリの課題については、解決するのにかなりの時間を要します。ですが、単純に行動量や整理整頓・対応スピードの改善は、誰かが丁寧にフォローしていくだけでも改善がしやすくなります。少しのフォローによって、採用数が大幅に上がったという現象を、私はいくつも確認してきました。

採用業務に重要な「徹底度」と「スピード」

一概に最優先とは言えませんが、「採用スピード(リードタイム)」と「対応量が適切かどうか」は、一度細かく全メンバーの状況を確認してみると良いかもしれません。

対応の漏れを無くし、スピードを速く対応できるようになれば、面接のクロージングが多少弱くても辞退数は大幅に減少します。

経営陣や部長クラスからは“面接時のクロージング”や“トーク内容”といった業務負荷の高い部分の改善を求められることが多くあります。

ロールプレイングの実施やトークスクリプトの作成といった対応で採用数を伸ばすことも重要だと思いますが、即効性があり、業務負荷が高くなく、結果への影響度も高い要素は、意外と「採用スピード」と「対応量」というシンプルなポイントに隠れていて、ここのテコ入れを行うことで採用数が伸びてくると私は考えています。

理想的なリードタイムはどれくらい?

最後に私が考える理想的なリードタイムを共有します。これを徹底出来ているかどうかによって、採用数は大幅に変わります。

  • 応募⇒書類選考   応募日当日対応
  • 書類選考⇒面接設定確約 3日以内
  • 面接設定確約⇒面接日  5日以内(遅くとも1週間以内)
  • 面接日⇒内定だし    3日以内(早くて即日)
  • 内定だし⇒入社承諾刈取り 3日以内(遅くとも1週間以内)

業界によってスピード感は異なるかもしれませんが、このスピード感で採用活動を行っている会社と競合して人材を獲得しているということも把握して頂ければと思います。一番早くて、応募がきて2日後には内定を出してクロージングしているような温度感になります。

是非皆さんも一度、自社リードタイムをどのあたりに設定するか。理想のリードタイムから現場の状況はどれくらいの乖離が発生しているのかどうかを確認してみて頂ければと思います。

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