採用ノウハウ

多くの企業が知らない、応募を採用に結びつけるポイント

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書類選考に始まり、一次選考、二次選考、最終面接へと進む採用業務。合否通知や面接日程の調整など、それぞれの段階で応募者とのやり取りがたくさん発生します。
その間に起こる問題に焦点を当てつつ、応募を採用に結びつけるために、採用アウトソーシングサービスに何ができるかを伺いました。

Q なぜ採用アウトソーシングなのか?

まず、採用担当として、どのような業務が発生するかを考えてみましょう。

自社サイトや求人広告などで募集をかけると、求職者からエントリーがあります。書類選考の結果、その応募者が該当しないようなら不合格通知を出し、合格したなら次の一次面接に誘導しなければなりません。メールを送り、電話をかけて日程調整をします。

このとき、あなたが専任の採用担当であれば、ある程度余裕を持って対応できるかもしれません。しかし兼務の場合はどうでしょう?

「採用以外の業務があるため、エントリーに気付くのが遅れた、という話はよく耳にします。

気が付いても、すぐ対応できない場合もあるでしょう。面接への誘導で、「いち早く連絡する」という原則に従って電話をかけたが、相手が不在。不在着信に気が付いた応募者が折り返しの電話を掛けてくれたとしても、今度はその電話に出られないことも。そして再びこちらから電話を掛け直す…。

こうしたタスクが、面接へ誘導した人数分、延々と繰り返されるとします。

だんだんと応募対応自体が滞ってきてしまい、仕方がなくタスクを縮小しながらできる範囲で対応する。その結果、面接に十分な時間が取れない、会う人数が減るなど、思うような採用活動ができなくなることにつながるのです。

採用アウトソーシングサービスは、こうした採用担当者がなすべき作業を代わりに引き取ることができます。採用活動にはどのような作業が伴い、どのようなタイミングで何をすべきなのかも、サービスを実施する担当者が熟知しているのです。

単純作業からの解放により、採用担当者は応募者と会う時間を増やし、引きつけことに力を傾け、母集団を確保するという、採用を成功させるうえでより本質的な活動に時間を割り当てることができるようになります。たとえば「いち早く会う」を最後までやり通す。

そのお膳立ては採用アウトソーシングサービスに任せればいいのです。

限られた人的資源は、単なる作業員ではなく、戦略スタッフとして機能させることが、採用を成功させるためにはとても重要です。

実はこのことこそ、多くの企業が気が付いていないか、気が付いていても実践できていない大事なポイントなのです。採用アウトソーシングサービスを利用する理由は、まさにこのポイントを攻略するために使うべきだと言えるでしょう。

Q では具体的に、アウトソーシングサービス内容にはどのようなものがあるのでしょうか?

先の質問への回答で触れた選考の流れに沿ってご説明しましょう。

最初に行うのは、応募者のスクリーニングです。お客様とあらかじめ打ち合わせた選考条件に基づき書類選考をし、同時に結果通知を行います。

書類選考の合格者には一次面接の案内を通知することになります。メールで案内するとともに、当社では電話フォローも併せて実施するケースが多くあります。
サービスのご提供を開始した時点で専用の電話回線を設けますので、お客様に代わって電話によるフォローもできるのです。
アクセスや残業についてなど、応募者から多く寄せられる質問については事前に把握し、Q&A集を作成したうえで応募者対応ができる体制を整えています。

ここでひとつ、実際の採用業務を例にアウトソーシングサービスの内容をご紹介しましょう。

面接日調整のために採用担当者から応募者へ電話連絡をしたとします。
残念ながら相手は電話に出ず、留守番電話に面接について吹き込みをしました。そのメッセージには大抵は折り返しの電話が掛かってきます。
しかし、この折り返し電話は、応募者の都合によって掛かってくるもので、採用担当者にはコントロールできません。

さて、応募者が折り返しの電話を掛けたとき、いつまで経っても採用担当者へ連絡がつながらなかったり、担当者が不在で応対ができなかったとします。オンタイムに対応してくれないと、応募者は不安になるもの。応募意欲が削がれることもあるでしょう。

作業工数的にはこれら日程調整が一番手間のかかる部分なのですが、採用業務が不慣れな方は、意外とこのことをご存じないことが多いのです。

その業務負担をカバーできるのが採用アウトソーシングサービスです。

専用回線が鳴れば、すぐにスタッフ対応し、その場で用件をお話します。応募者にとっては遅滞ない応対への好印象を与え、そして採用担当者様には面接などより注力すべき業務に取り組む有効な時間をご提供することができるのです。

次回は、拠点採用や大量採用、1人を採用するにあたって置くべき目標、採用アウトソーシングサービスと人材派遣の使い分けなど、実際の採用活動に沿った疑問についてお答えいただきます。

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お話を伺った方

株式会社キャリアマート
取締役社長 安田泰司さん

採用アウトソーシングサービスや採用ノウハウに豊富な知見を持ち、各種媒体にも多くの出稿歴を持つ。

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