採用ノウハウ

採用担当者さま必見!採用要件をブレさせない採用フローの考え方

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採用要件がブレてしまう原因(面接時)

面接をする前に決めておきたいことは「採用要件」です。この要件がブレた状態で選考が進んでしまうと本来求めている人材とは別の人を採用してしまう…などミスマッチの原因ともなり得ます。面接に携わる人数が1人の場合・複数の場合によって気をつけるポイントが異なります。

1人の担当者が内定まで面接を行う場合

1人で面接をする場合は万が一途中で採用要件がブレてしまったとしても、そのことに気づかず内定まで進む可能性もあります。
「どんな経験があれば採用基準を満たしているか」などを思い描くだけでなく紙などにまとめ面接中にも確認出来ることが望ましいといえます。

複数の担当が内定まで面接を行う場合

1次面接は採用担当者、2次面接は配属先の上司、最終面接は役員など複数の面接官で面接を行う際は特に注意が必要です。
事前に「どういった人材を求めているか」「面接ではどんなことを質問するか」共有しておかないと、採用担当者によって採用要件がブレてしまいミスマッチなどの原因となり得ます。

面接前に確認しておきたい採用要件

面接前に「採用要件」を決めておくことで、いざ面接が始まっても採用要件がブレることなく面接に臨むことができ、求める人材を採用出来る可能性が高まります。その中でも特に下記3つは最低限決めておくことが必要です。

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採用要件や質問を整理し面接時に確認する

場合によっては「採用担当者1人」で複数回面接を行い内定を出す場合もあるかと思います。本資料の前半でもご紹介したとおり採用要件がブレていることに気づかず「入社」に至ってしまうと、企業側と応募者にとっても不本意な結果となってしまいます。

求人票などがある場合は、その情報をプリント等しておき常に確認出来る状態が望ましいといえます。
そういった情報がない場合でも事前に、採用要件を書き出し面接中も確認することで忘れることなく応募者へヒアリング出来ます。

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基本的な採用フローと情報共有の方法を決めておく

複数人で面接を行う時に決めておきたいことは「面接フロー」です。せっかく優秀な応募者と面接をすることが出来ても、その後の面接の調整に時間を要したり、応募者への連絡が遅くなってしまうと選考辞退等を招く可能性が高まります。複数回面接を行う場合や各選考で面接官が違う場合は、事前にフローを確認したりし共有しておくことが重要です。

下記の図では「担当A」「担当B」「役員・社長」など選考に最低3人の方が関わる場合の採用フローを表しています。
複数人が採用に関わる場合は「採用フロー」「どのように情報を共有するか」を決定しておくことが重要です。

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面接評価シートを用いた情報共有の方法

いくら選考フローが整っていても、複数の担当者間で応募者に関する情報共有がうまくいかないことで認識違いなどが発生する可能性が高まります。それによって内定を出すまでに時間を要してしまい「選考辞退」などを招く可能性もあります。 ここではそういった事象を防ぐために「面接評定表」を用いた情報共有についてご紹介します。

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  1. 面接評定表とは

    応募者に対して行った質問やその回答、そして面接した際に感じたことを記録する用紙のことです。最低限聞いておくべき項目や次の面接官に伝達しておくべき事などを記録しておくことでスムーズに応募者に関する情報を共有することが出来ます。
    同時に「応募者の評価」においても誰が行っても均一な評価と面接を行うことが可能になります。

評定票を利用した選考中の情報共有の方法について

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質問内容に対する点数も加味して最終的な点数をつけてください

応募者を総合的に判断し最終的に選考での点数を記載してください。
最後に「合格」「不合格」か選びます。

事前に質問すべき内容を決めておく

募集職種や応募者の年齢によって質問したい項目や聞いておくべき内容があると思います。事前に記載しておくことで担当者が複数いる場合でも軸がぶれることがありません。

その他の質問項目

応募者の職種や経験などによって質問したい内容が異なる場合もあるかと思います。
履歴書などから事前に気になる点を書き出しておくことで面接中も忘れずに聞き出すことが出来ると思います。(面接の度にカスタマイズしてください)

評価要素・懸念要素

次の面接者に対して伝えておきたいことなど詳細を記載しておくことで次回面接時に更にその要素を深堀することが出来ます。
仮に面接の結果「不合格」を出したとしても、後々どういった人を面接したのかなどの情報を蓄積することで自社にあった選考を検討出来ます。

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