採用ノウハウ

面接官の心得|採用面接で面接官が気をつけるべき、質問方法と面接の進め方について

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中途採用で面接官が気をつけるべき質問の仕方の画像

面接官が質問・面接の方法を変えるだけで、面接の有意性は格段にアップします。逆に、もし好ましくない方法を取ってしまえば、両者とも不満の残る面接・採用となってしまうでしょう。
ここでは、面接官としての心得と質問時に気をつけるべきポイントを解説します。

目次

面接官の心得

面接官は会社の顔としての自覚を持つ

特別なコネクションを持っている場合を除き、求職者にとって企業との唯一の接点は、採用担当者・面接官です。
採用現場で話される内容は、求職者にとってはそのまま企業として声となります。万が一、会話の中で至らぬ点が散見されれば、優秀な人材が逃げてしまうばかりではなく、面接官一個人としてではなく会社としての信頼が失墜してしまう可能性があることを忘れないでください。

求職者も面接官を「面接」している

採用面接は求職者にとって、会社の内情を映し出す鏡のようなものです。特に中途採用面接の場合は、応募者側がある程度のビジネス経験を持っていることが前提となるため、逆に面接官がビジネスパーソンとして優れている人物かどうか判断される場合もあります。
適切な対応を取れなければ、会社全体の質を問われてしまうかもしれません。

企業価値向上のために現場を考えた採用をする

選考の結果、企業文化に合わないと思われる人材は、いくら優秀でも採用を避けるべきでしょう。よほど「今の会社を変えたい」といった思いで採用に取り組んでいない限り、せっかくの能力も発揮させることができません。
面接では、優秀か否かのみを採用判断の基準とせず、次のような点をしっかりと見極め、採用可否を検討するようにしましょう。

  • 社風に合う性格、人柄であるか
  • 企業のベクトルに合った考えをしているか
  • 仕事内容に合致するスキルを持っているか

面接官の影響度

転職先を決定する上で、人事・面接担当者の影響度は高い

マイナビ転職が実施した、求職者に対しての人事・面接官の影響に関してのアンケートを見ると約8割の方が、人事・面接担当者の印象が、転職先決定に影響したと回答しております。

面接開始時のポイント

応募者がリラックスできる環境作り

面接では、誰でも少なからず緊張してしまうものです。そうなれば、どうしても普段通りに会話をすることができなくなります。このことを、面接官はよく理解しておきましょう。

仕事の場では商品やサービスのアピールに長けている応募者であっても、自分自身をアピールする場はなかなかないものです。
面接が終わった後に、本来の力を発揮できなかったと応募者に後悔させないためにも、応募者の緊張をほぐして本来の実力を発揮させてあげることが、面接官の大切な役割です。

そのために、面接官は笑顔で出迎え、相手を歓迎する気持ちで応募者に接することが大切です。
入社を決めた理由として、面接してくれた面接官の印象から「非常に話しやすく魅力的だった」ことが理由として挙げられることは少なくありません。
それほど、面接官への印象は応募者にとって強く残っているのです。

また、お互い着席したら、応募者が答えやすい質問やアイスブレイクをはさんでから面接を開始するようにしましょう。
いきなり自己PRや職務経歴を聞くのではなく、雑談に近い形で「ここまで道に迷いませんでしたか?」など、導入の質問を一つ入れましょう。それだけで、緊張した空気がほぐれてくるはずです。
自然と答えられる質問からはじめることで、応募者は「今日は話せる」とリラックスし面接にのぞむことができるようになります。

質問をする際に心がけたいポイント

質問を明確にし、混乱を避ける

case1「応募者が何を言っているのかよく分からない」

面接で困ることの1つに、「応募者が何を言っているのかよく分からない」というものがあります。緊張のせいか、それともそのような資質の応募者なのかと考えてしまいがちですが、その原因が面接官の質問にある可能性もあります。

例えば、志望動機を聞こうと思い、「当社の印象はいかがですか?」と質問したとします。この質問では、応募者にとっては入社への誘いを受けているのか、それとも志望動機を聞かれているのか分かりません。
その結果、「是非お願いいたします。」など曖昧な返答につながります。面接官としては回答の意味が分からず困惑しますが、自身の質問の仕方が悪かったことにはなかなか気づきません。

特に採用面接においては、特別な意図がない限り質問は内容を明確にしてください。不明確な質問には不明確な回答しかできず、双方が混乱してしまうことに繋がります。これは、面接という一発勝負の出会いの場において絶対に避けるべき事態と言えるでしょう。

能力や経験に係る質問はより具体的に

case2「スキルの程度が見極められない」

世の中には画一的な能力や経験があります。
例えば英語力の場合、TOEICなどの検定試験の点数で能力を表します。しかしTOEICはあくまで読解力を示す試験であって、実際の会話力やビジネスへの応用力を確信できるものではありません。

そのうえで、例えば「英語を話せますか?」と意図が曖昧な質問をしてしまうと、本来面接で見極めるべき能力が判断できなくなってしまいます。

「英語を話せる」と言っても、ネイティブ並みに話せるのか、一般のビジネスシーンで困らないレベルなのか、それとも日常会話程度なのかレベルは様々です。

企業がビジネスレベルの英語力を求めているにも関わらず、曖昧な質問をしてしまうと、応募者は日常会話なら問題ないからと「話せます」と回答する可能性があります。
結果的に「この人はTOEICの点数も高いし、(ビジネスレベルで)話せる」と誤解することとなり、入社後、イメージしたレベルとの違いに驚くことになります。

これはTOEICに関わらず、パソコン能力やその他職種における実務能力においても同様です。
では、どのように質問すれば良いのでしょうか。

この例であれば、「当社では~などの場面で英語での会話が伴うのですが、その程度の英語は話せますか?」などと質問するべきだったでしょう。
資格を持っているから当然できるだろうと、自分の考えで見極めを行うのは危険です。能力や経験の判定では、相手がより具体的にイメージできるよう質問を工夫しなければなりません。

中途採用面接で質問すべきことと確認ポイント

前職への入社動機
入社動機は、応募者が考えている「働くことについてのポリシー」を示しています。
働く目的に妥当性や一貫性があるか、企業文化や配属先に適しているか人材であるか判断してください。

前職の退職理由
求職者が前職において、持ち合わせていたポリシーに基づいた仕事が、なぜ実行できなくなってしまったのか、その時にどういったアクションをしたのか確認してください。
目的転換の理由の妥当性やロジカルシンキング力、自社との適応性、求職者のヒューマンスキルの見極めに役立ちます。

仕事の実績
入社後にどのような貢献ができそうか、前職の業務実績を元に判断してください。
リソースや期間、目標値といった前提条件を確認し、自社との条件差を明確にし相対比較することで、入社後の貢献度をイメージすることができます。

スキル・ノウハウの有無
自社で保有する以上のスキルやノウハウを持っていれば、業務改善や利益拡大等に直結する可能性が高くなります。
自社が行っている仕事内容をどのように応募者ならどのように行うか、といった改善案を問う質問などをすることで、その人が持つ発想やノウハウを聞き出すことが期待できます。
また、その程度や真偽を確かめるためには、現場責任者やスキルを理解できる専門職の担当者を面接に同席させると良いでしょう。

見極めたいビジネススキル

入社後に担当予定の業務内容から必要になるビジネススキルを棚卸し、採用要件として必須のスキルと、備えていると嬉しいスキルに分類してください。
事前にこの手順を踏んでおくことで、今回の募集要件には適合しないが、魅力的な人材に出会った際に、他の職種・他部署で採用ニーズが発生した際の候補者、いわゆる人材プールの登録者として人材情報を蓄積しておくことも可能となります。

中途採用サポネットでは、ビジネススキルの解体をテーマにした記事を連載中です。よろしければ下記記事を参考にしてみてください。

[参考記事]「地頭力」~ビジネスの変化に、臨機応変に対応できる人が持つ能力~
[参考記事]「自己成長力」~成長するための手段を、能動的に見つけ出せる能力~
[参考記事]「コミュニケーション力」~他者と円滑に連携をとり、ビジネスを成功に導く能力~
[参考記事]「忍耐力」~苦しい局面に耐え、成功の芽を育てる能力~
など続々更新中。

面接官がやってはいけないこと

面接の目的は、即戦力かつ企業の方向性に合った人材を採用することです。面接官はこの目的に従って、応募してくる人材を見極めなければなりません。そんな中、よく面接官が陥ってしまう事項に「ハロー効果」と「仲間探し」が挙げられます。

ハロー効果
ハロー効果とは、元気よく応答する応募者に対して一辺倒に好感を持ち、能力判定の機会を設けず合格という結果を出してしまうことです。
もちろん、元気が良い=明朗快活な方が、暗い応答をする応募者よりは好感が持てるでしょう。しかし、だからといって良い人材とは限りません。能力や仕事における方向性といった観点をしっかり見極めなければ、中途採用の目的は達成できません。

仲間探し
仲間探しとは、「一緒に働くにふさわしい好感の持てる人材」が適していると考え、合格を出してしまうケースです。
「こんな仲間がいたら良いな」という感覚から採用を決めてしまうわけですが、この場合も能力判定の機会を怠っていることになります。人物として企業にマッチしているかもしれませんが、能力面で見れば即戦力として活躍できる人材か否かは判断できません。

見た目や受け答えによる人柄は、確かに採用において重要な要素です。しかし、企業が求めている資質を持っているかどうか、あるいは即戦力として企業成長に貢献できる能力を持っているかどうかが見極めるべきポイントです。この役割を忘れないよう面接官は自覚しておく必要があります。

面接で禁止されている質問

人権侵害や男女雇用機会均等法の侵害につながるおそれがある質問はしてはいけません。

  1. 本籍や出生地、人種・民族に関する質問
  2. 家族の職業や資産・収入情報、住居状況など家庭環境や家族構成に関する質問
  3. 支持政党や宗教、人生観、社会観に関する質問
  4. 社会運動歴(学生運動や消費者運動など)に関する質問
  5. 女性のみに「結婚予定の有無」や「子どもが生まれた場合の継続就労希望の有無」の質問をすること

現場担当者が採用面接に入る場合の注意点

大規模な採用を行う場合や現場が採用選考に関わる場合には、人事部以外の部署に所属する社員が面接官を務めてもらう場合があります。しかし現場社員は、面接官としての経験が不足している場合が多いことが予想されます。

そのため、まずは面接官としての心構えを伝える時間をつくってください。面接の目的を認識してもらい、人材を選ぶためのポイントについて、人事部との見解を一致させておくことが大切です。
この認識が異なっていると、一次面接(たとえばAという事項を肯定)を通過した人材が二次面接(Aという事項を否定)では確実に落ちることとなり、採用活動が成立しません。

また、セクハラやパワハラに該当するような質問が投げ掛けられないよう、面接官としての心構えを正しく伝える必要があります。面接官は会社の顔であるという認識を強く持ってもらうため、面接官として最低限のマナーについて学んでもらうことが重要です。

面接後にやるべきこと

応募者情報や合否結果の管理

履歴書は個人情報そのものです。流出や紛失することが絶対にないよう厳重・厳格な管理体制が求められます。
セキュリティ協会の調査によると、情報が漏えいする場合、経路「紙媒体」が圧倒的に高い調査結果がでています。履歴書のみならず選考過程の情報共有においてもペーパーレスでの運用を推奨します。
マイナビ転職では、個人情報漏えい対策にお悩みの方へ、採用管理システム「アクセスオンラインキャリア」のご導入をお勧めしております。

システム管理をしない場合であっても、履歴書は取り扱う前には下記のような社内規定を設け、運用をしてください。

  • 履歴書を扱う担当者の範囲
  • 保管方法
  • 返却の有無
  • 破棄・保管方法
  • 不採用者から返却要望があった場合の対応

採否連絡は早めに、不採用でも必ず連絡を!

求人倍率の上昇傾向の続く昨今、たとえ採用要件に満たしていなくても、より良い人材が現れるまでは返答を引き伸ばしたくなってしまう心情はこらえ、合否結果が出たらすぐに求職者へ連絡するようにしましょう。
あらかじめ連絡期限や目処を設定し、求職者へは面接終了時に伝えておくと良いでしょう。

面接官の心得のまとめ

本来の姿を見る質問を!

面接の仕方を誤ると、思わぬミスマッチを招きかねません。また、逆に本来の素質を見ぬくことができず、不採用という判断で貴重な人材採用を逃してしまう可能性もあります。しかし、面接官と応募者の両者が、明確な質問に基づいて面接を行うことで、一人ひとりに対する面接時間を効果的に活用することができます。

面接官には、リラックスできる環境の下、「意図が明確」で「ミスマッチが起こりづらい」質問を考え、円滑に選考を進めるという「面接マネジメント力」が求められています。

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