テレワークに必要な環境構築と注意点

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プロフィール
行政書士/井手 清香
滋賀大学経済学部ファイナンス学科卒業。大手システム会社に勤務後、退職。ライターとして各種記事を執筆。2014年、ライター事務所「ライティングスタジオ一清」を開設。2018年度行政書士試験合格、2019年、滋賀県大津市に「かずきよ行政書士事務所」を開業。法律関連のライター兼現役の行政書士として活躍中。楽しく、分かりやすい法律の記事をお届けするために、日々奮闘中。

テレワークでは、会社とは違った環境で働くことになります。ネット環境とパソコンがあれば大丈夫というわけではありません。テレワークならではの問題を解決するために、ハード面とソフト面で必要な環境を構築してください。

テレワークに必要な環境

テレワークを始める際には、単に機器を用意すればいいだけではありません。個人が所有する端末を使うにしても端末の性能はバラバラですし、貸与するにしてもセキュリティーの問題があります。

さらに、運用のルールを決めるなどソフト面も重要です。ルールを決めず、就業規則も定めずにテレワークを始めることも可能ですが、トラブルの元になる可能性があります。特に、現在は新型コロナウイルスの収束までには時間がかかることが予想されるので、長期間に渡ってテレワークを実施することを念頭においた環境構築、ルール作りが必要です。

ハード面

まず、ハード面での環境構築についてご紹介します。パソコンなどの機器は貸与が通例ですが、端末のセキュリティー対策は十分に行ってください。個人所有の端末を使う場合でも、ウイルス対策ソフトなどが導入されている必要があります。 主な環境構築の方法は、以下の通りです。

リモートデスクトップ方式 自宅から職場のネットワークにつなぎ、自宅PCから会社のPCを遠隔操作する方法です。
シンクライアント方式 業務データを保存できない端末を使用します。職場の共有データや業務ソフトに直接アクセスします。
会社のPCを持ち帰って自宅のWi-Fi等を利用 会社で使っているノートPCやUSBメモリを持ち帰る方法です。費用がかからないのはメリットですが、紛失や情報漏洩のリスクがあります。
クラウド型アプリケーションを利用 クラウドサービスを使って、会社と同じ作業環境を構築する方法です。
便利ですが、サーバーダウンや障害発生などのリスクが存在します。
最近では、大手SIerが提供するクラウドサービスに障害が発生し、復旧まで長期間かかるという事態も起こりました。

ソフト面

次に、ソフト面での環境構築についてご紹介します。鍵は就業規則です。就業規則にテレワークについて記載することで、トラブルの発生を予防することができます。 就業規則自体は変えずに、テレワークの部分だけ新たに作成し、就業規則に「テレワーク勤務規定」を追加する方法がわかりやすいです。厚生労働省の「テレワーク モデル就業規則」のリーフレットを参考にしてください。

テレワーク勤務規定に記載すべき内容は以下の通りです。

テレワークの定義 テレワークは、在宅勤務以外にもモバイル勤務やサテライト勤務があります。
厚生労働省のモデル就業規則では、場所を軸にして条文が作成されています。
テレワークを行う場所 たとえば、「親の介護のために親の家に行ったときにも業務をおこなう」という想定の場合は「自宅に準ずる場所」という文言を入れて、自宅以外での勤務も認めるようにします。
テレワークを認める条件と期間 どのような場合にテレワークを認めるのか、いつまで認めるのかという点です。
新型コロナウイルスの流行によってテレワークになる場合のように、本人が希望しなくても一斉にテレワークに切り替わることもありえます。
テレワークの就業時間(事業場外労働のみなし労働時間制、深夜・休日労働について) トラブルになりやすい箇所なので、注意してください。テレワークの形態によっては、通常の労働時間制ではなくフレックスタイム制、みなし労働時間制、裁量労働制など、他の制度を適用することも検討しましょう。
情報の取り扱いについて(機密情報の取り扱いなど) 服務規程で、情報漏洩対策を明記します。例えば、第三者が情報を見ないように注意を払うことや、公衆無線LANは使わないことなどです。
費用負担について テレワークの場合、電話料金、通信回線使用料、電気代などの費用負担が従業員側に生じます。
どこまでを会社負担にするのかを決めておきましょう。
手当について(通勤手当、残業手当、皆勤手当) テレワークだからと言って基本給や諸手当を減額することは、不利益変更にあたるので不可能です。
ただし、テレワークによって労働時間が短くなったり日数が減ったりする場合は、手当の性質に応じて変更することはできます。
たとえば、会社への通勤がなくなりますので、通勤定期券相当額と実費を比較して低い方を通勤手当とすることは可能です。

この他、テレワーク中に災害にあってしまった時などの規定があります。厚生労働省のモデル就業規則を一度通しで読んでみてください。

人事・労務管理上の対応

テレワークに適した人事評価制度は難しく、まだこれといった正しい方法はありません。成果だけを評価の対象とすることもありますが、本当にそれが最適なのかは不明です。また、プロセスを評価しようにも、テレワークではなかなかプロセスが見えてこない、というのが現状です。

新型コロナウイルスの流行による影響でテレワークに切り替わった場合、かなりの数の従業員が長期間のテレワークになると考えられます。このような事態は今まで経験してこなかったことです。今後、各社とも人事評価には頭を悩ませることになるでしょう。 プロセスが見えないという問題については、アピールの機会やコミュニケーションを増やすなどして、従業員がその仕事にどのように向き合っているのかを見えやすくし、成果についてはきちんと評価するということが重要です。

まとめ

今回は、テレワークを始める際の注意点について、ハード面とソフト面に分けてまとめました。新型コロナウイルスが流行する前は、社員の一部がテレワークをすると言う前提で語られることが多かったですが、今回の場合は社員の大多数がテレワークに移行することを想定すべきです。非常時に対応した勤務規定、人事評価制度を構築しましょう。