メンバーとの信頼関係の構築や社内の活性化に最適な「1on1ミーティング」とは?

目次

1on1(1on1ミーティングとも)はアメリカのシリコンバレーで取り入れられていた制度であり、上司と部下が1対1で対話する機会を持つことを指します。日本でも毎週実施することをマストとしていることも珍しくなく、上司と部下のコミュニケーションが頻繁に行われるようになりました。

これまで1対1で上司と部下がコミュニケーションをとるのは、「人事評価の結果を伝えるとき」が一般的。しかし、1on1では日々取り組んでいる業務の進捗や疑問点の共有、会社への要望などを上司が聞くことが日常的に行われています。

1on1は多くの企業で導入されるようになったものの、「なかなか成果が得られず、いつの間にか実施されなくなってしまった」という事例も目立ちます。では、1on1によってより良い効果を得るためにはどうすればいいのでしょうか。今回は1on1のメリットやデメリットとともに、続けるためのポイントや成功事例を解説します。

1on1とはどんな制度?

企業によって1on1のやり方は異なりますが、一般的には「上司と部下が定期的に行う1対1のミーティング」とされています。

ふたりだけのミーティングと聞くと、「不満点を指摘される」、「評価の結果を伝えられる」というネガティブなイメージを持つ人もいるかもしれません。しかし、1on1はときに雑談を交えながら、業務の振り返りを行うこともあります。

1on1が浸透し始めている社会的な背景には、上司と部下がお互いを理解できていないケースの増加がある。たとえば、部下が「やりたい仕事ができない」、「この仕事を続ける自信がない」と悩んでいたとしても、自らの思いを上司に打ち明けにくいと感じる人もいるでしょう。

一方の上司も、「何か悩んでいるようだ」と普段と違う部下の様子に気がついても、詳しい話を聞くまでに至らないことも珍しくありません。その結果、退職の意思を示した部下に上司が何もできない……という事例は数多く見られます。

1on1は、部下が抱くふとした疑問や意見を拾い上げる機会でもある。上司と部下のコミュニケーションを活性化させ、「自分の意見に耳を傾けてもらえる」と気づかせることは、従業員満足度や職場の定着率を上昇させるきっかけとして有効です。

1on1のメリット

1on1には、どのような効果が期待されているのでしょうか。実施することによって期待されるメリットとデメリットについて注目してみましょう。

メリット1.信頼関係の構築

1on1は上司と部下が定期的にコミュニケーションをとることができるようになり、お互いの信頼関係の構築を促します。

これまで上司は「部下とのコミュニケーション不足」に気づいた際、飲み会の場を設けることが多くありました。しかし、「仕事とプライベートはしっかり分けたい」と考える部下もいること、業務に関する悩みを飲み会の場では話しづらいことから実現が難しい事例も見られます。

しかし、1on1はフランクな雰囲気を作りながら、業務に関する話もしやすい。文字通りお互いに「腹を割って話す」ことができるため、お互いの信頼関係の構築につながるのです。

メリット2.現場で起こっている物事を把握できる

部署のメンバーが増えるにつれ、上司は現場を追うことが難しくなります。その結果、トラブルが表面化して初めて対応に追われる……という課題に直面した人もいるのではないでしょうか。

1on1では、トラブルが起こりうる懸念を共有する機会にもなるため、事前の対策を行ううえで重要な役割を果たします。

メリット3.ライフワークバランスの実現

業務だけでなく、部下の悩みはプライベートに至ることも珍しくありません。出産や家族の介護などをきっかけに、これまでの業務形態が難しくなる部下の要望を聞き、時短勤務やリモートワークなど、多様な働き方を提案することもできるでしょう。

ライフワークバランスの実現は社員の離職率を低下させるだけでなく、会社の体制や制度を見直すきっかけにもなります。

メリット4.部下の能力を伸ばす

同じ企業で働いているとはいえ、上司は部下が直面している課題や悩みをすべて把握することが難しいのも事実です。また、部下が次に伸ばすべき能力がわからず、なんとなくやっているままでは働く意義を見失うリスクもあります。

1on1は仕事を通してどのようなことがしたいのかを聞き出し、部下の能力を伸ばすことが可能です。

1on1のデメリット

デメリット1.定着させるまでが難しい

人によっては日々の業務に追われるあまり、1on1のための時間が確保できないこともあります。実施ペースが少しずつ遅れるようになり、最終的には制度としてなくなってしまうケースも少なくありません。

制度として定着させるには、1on1を実施する意味を定めるとともに、お互いのスケジュールをしっかりと押さえる必要があります。

デメリット2.上司の舵取りが上手くないと、雑談で終わる

1on1では、聞く力とともに話を進めていく力も求められます。部下の話を聞くことももちろん大切ですが、部下に対するフィードバックも欠かせません。「一方的に雑談をされたあまり時間が過ぎてしまった」となってしまえば、単なるコミュニケーションの場として終わってしまいます。

1on1を成功に導くためのポイント

1on1を定着させ、効果を得るためには「ただ1on1をやる」だけでは意味がありません。成功に導くためのポイントを踏まえ、より良いものにできるよう意識しましょう。

ポイント1.事前にアジェンダを決めておく

業績評価が近い際にはそれまでの振り返り、新しい業務が始まったタイミングでは認識のズレがないかなど、1on1は実施するときによって、話すことが異なります。その内容をあらかじめ伝えておくことで、1on1が雑談で終わってしまうことを回避できます。

具体的なアジェンダとしては、以下のようなものが考えられます。

◆業務を進めるうえで共有しておきたい悩み
◆次のタームで達成したい目標
◆興味を持っている分野やチャレンジしてみたい業務
◆キャリアの相談

また、部下にアジェンダを作らせることも有効です。

すでに1on1を実施している方の中には、部下から「話したいことは特にないです」と言われたことがあるのではないでしょうか。この部下に足りないのは、「自分の仕事を振り返り、課題を探すこと」、「課題を上司に相談すること」です。このように、1on1は部下に至らない部分に気づかせ、補うための行動をとる流れを作り出す意味をも持っているのです。

ポイント2.1on1を実施する意味を共有する

1on1を実施するうえで、「あなたの悩み事を聞かせてほしい」、「将来のキャリアを相談する場にしてほしい」といった具体的な内容を共有することで、部下は1on1を行うイメージを持つことができます。意味が不明瞭だと、1on1の意義が見つけられず、「させられている」というネガティブな印象を与えてしまいます。「1on1によって自分のキャリアがどのように豊かになるか」を理解させられれば、部下も1on1を自分ごと化する可能性が高くなります。

ポイント3.振り返りを行う

1on1は、実施して終わりではありません。その場限りで終えてしまうのではなく、連続性のある成長を促すきっかけ作りにするのが最適です。当日話した内容を記録として残し、共有することでお互いの理解度を高め、「次回はこのテーマにしよう」というアジェンダ作りの材料にもなります。

ポイント4.話しやすい環境づくり

場所や雰囲気も、1on1の成功を左右する大事な要素です。場合によっては対人トラブルなど、第三者に聞かれたくない話題が部下から出てくることもあるでしょう。そんなときはふたりだけで話せる会議室で実施するのが最適です。

また、部下が打ち解けて話せるようにカフェや公園に出かける企業もあります。時間帯やテーマによっては軽食を用意し、雑談の延長線上として話せるよう準備をするのも良いでしょう。

ポイント5.時間設定

1on1の時間は、30分〜60分が望ましいとされています。30分では部下の話を聞き出す前に終わってしまう、60分では雑談が主になってしまうという可能性があります。回数を重ねながら、適した長さの時間を定めていきましょう。

1on1でやってはいけないこと

1on1において上司がとるべき行動は、部下自らが話をしてくれるよう導くことにあります。そのため、以下のような行動は1on1を実施する際に避けなければいけません。

1.圧迫面接のような1on1を行う

業務に取り組むも、なかなか成果につなげられない部下がいた場合、「どうしてこんなこともできないんだ」といった言葉を投げかけることは避けましょう。圧迫面接のような1on1は部下を追い詰めてしまい、それまでに築いていた関係を崩壊させます。できないことを責めるのではなく、「不安に感じていることがあれば、ぜひ聞かせてほしい」と親身になって解決に導くのが最適です。

2.プライベートに踏み込む質問をする

結婚や育児など、プライベートに関する問題が仕事に影響を及ぼす可能性もあります。「仕事以外で気になることはある?」と投げかけ、部下から自然に切り出せる雰囲気を作ってみても良いでしょう。しかし、「結婚はいつ?」、「子どもの予定は?」など、無闇にプライベートに踏み込む質問は絶対にNGです。場合によってはセクハラやパワハラと見なされ、大きな問題に発展してしまいます。

3.部下の話を遮る

1on1で理想的なのは、部下が積極的に自分の意見を話してくれる状況です。途中、「それは違うんじゃない?」と口を挟みたくなる瞬間もあるかもしれませんが、まずは部下の話に耳を傾けましょう。部下にとって、1on1は「上司が話を聞いてくれる貴重な機会」です。部下から意見を引き出すためにも、「もう少し詳しく聞かせてほしい」と呼びかけることを意識しましょう。

1on1で上司と部下のコミュニケーションを円滑にしよう

1on1は、部下と上司の間に生じた壁を取り除くための、重要な制度です。より良いコミュニケーションが、職場の雰囲気を向上させるほか、企業体制の見直し、離職率の低下をも実現できます。

しかし、そのためには1on1を習慣化し、実施する意味を会社内で認知させていかなければいけません。今一度、目先のメリットだけに気をとられるのではなく、定着させるための体制作りから始めてみてはいかがでしょうか。