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調整上手な一流秘書に聞く!採用面接のスケジュール調整術

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採用面接の数が増えるにつれ、人事を悩ませる課題となってくるのが「採用面接のスケジュール調整」です。この作業の難しさは、“面接に携わる複数のメンバーにとってベストな時間帯を見つけること”にあります。

人事と求職者はもちろん、リーダーやマネージャー、重役クラスの社員など、採用面接にはさまざまなメンバーが参加します。それらのメンバーのスケジュールや業務内容、案件の進捗状況などを把握し、最適な時間帯にセッティングするのは、人事に求められる重要なスキルなのです。

今回はそのノウハウを学ぶため、スケジュール調整のスペシャリストとも言える“秘書職”を務める方にインタビューしました。お答えいただいたのは、きのこの研究開発・生産・販売まで携わる日本唯一のきのこ総合企業グループであるホクト株式会社の社長室 秘書 渡邊沙織さん。

渡邊さんの言葉には、上手なスケジュール調整のノウハウが詰まっていました。

スケジュール調整の窓口をひとつにする

採用面接のスケジュールを調整するにあたり、まずはどんなことに注意すべきでしょうか?

渡邊:私が気をつけているのは、「スケジュール調整の窓口をひとつにする」ことです。例えば、私は社長の秘書を務めているのですが、クライアント企業様などが社長に直接連絡を取ってしまうと、私が把握していないところで社長のスケジュールが埋まってしまうケースがあるんです。

そうなってしまうと、私がスケジュールを把握しきれなくなってしまい、ダブルブッキングなどの原因になります。だから、社長に直接スケジュール調整の連絡が来た場合には、必ずいったん私を経由してもらうようにしているんです。

採用面接などでも、“窓口を(人事に)一本化する”というのは有効かもしれないですね。

渡邊:そうですね。複数のメンバーが採用面接に参加する場合には、必ず人事がその調整の取りまとめ役になった方がいいと思います。「人事が知らないところで、勝手にメンバー同士がスケジュールを調整していた」となってはいけません。

秘書の仕事でもそうなんですけど、上手に調整するには「すべての情報が一度は自分を経由するようにしておくこと」が大事なんです。

「紙のスケジュール管理帳」は、実はメリットが大きい

スケジュール管理ツールには何を使用していますか?

渡邊:紙のスケジュール管理帳を使用しています。

Googleカレンダーなどデジタルなスケジュール管理ツールを用いている方も多いですが、紙のスケジュール管理帳のメリットはどういった部分にあると思いますか?

渡邊:デジタルなスケジュール管理ツールって、良くも悪くも他の人にスケジュールが共有されてしまっているので、「あえてスケジュールを空けておいたのに、他の人に予定を入れられてしまう」という欠点があると思います。

先ほどの話とも重複するんですけど、そうなってしまうと自分の知らないところで勝手に社長のスケジュールが埋まってしまう可能性があるので、後々トラブルの原因になったりするんです。

デジタルなツールならではの悩みですね。

渡邊:そう思います。一方で紙のスケジュール管理帳の場合だと、「口頭によるコミュニケーション ⇒ スケジュール確定」という手順を必ず踏むので、「予定が入ったことを把握していなかった」という事態を防ぐことができます。

もちろんコミュニケーションの手間がかかるので一長一短なんですけど、「スケジュールを自分できちんとコントロールしたい」という方にはおすすめの管理方法です。

メンバーのプライベートな予定も、必要があれば把握しておく

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他に、スケジュール調整のため実践していることはありますか?

渡邊:必要があれば、(社長の)プライベートな予定も把握しておくようにしています。例えば、社長はPTAのメンバーになっていたり商工会議所の副会頭をやっていたりするので、それらの年間スケジュールや資料などを受け取って内容を把握しています。

仕事のスケジュールはどの企業も共有しているでしょうけど、プライベートなスケジュールって意外と共有されていないケースが多いかもしれないですね。

渡邊:そういった情報が共有されていると、一緒に仕事をするメンバーも「この日、○○さんは△△の用事が入っているから、この時間帯はミーティングを入れない方がいいかも」といったように調整できると思います。

特に女性のメンバーがいる場合には、育児に携わっていて時短勤務をしているとか、保育園などで何かのイベントがあるといった情報が共有されていると、スケジュール調整にすごく役立つのではないでしょうか。

もちろんこれはプライバシーの問題もあるので、“必要に応じて”で構わないと思います。

繁忙期を把握するため、去年の予定表を見る

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業務の“繁忙期”にはスケジュール調整の難易度がより上がると思うのですが、そういう時期に余裕を持って調整するため実践していることはありますか?

渡邊:「去年の同時期の予定」は必ず見返すようにしています。企業の繁忙期や、その時期に実施する業務内容ってだいたい毎年同じなので、その内容を把握しておくだけでもスケジュール調整はすごくやりやすくなると思います。

実はこのときにも、紙のスケジュール管理帳がすごく役立つんです。デジタルなスケジュール管理ツールって、過去の履歴を遡(さかのぼ)るのがけっこう大変。でも、紙であればすごく読みやすいので便利なんです。

ここでも、紙のスケジュール管理帳も持つメリットが発揮されるんですね。

渡邊:また当社では、秘書が過去に使用してきたスケジュール管理帳を数年分保存しています。このログが残っていることで、過去数年にわたってどういったスケジュールが入っていたのかを追うことができますし、新しいメンバーが参画した際に「仕事の流れを知るための参考書」のように使うことができるんです。

スケジュール管理帳を、“情報収集ツール”に昇華させられるとは驚きです。役立つノウハウの数々、どうもありがとうございました!

管理は“見える化”から始まる

ホクトで長年秘書として働き、スケジュール調整のスキルを磨いてきた渡邊さん。彼女が話したノウハウの全てに共通していたのは、スケジュールの“見える化”が大切だということでした。

何かを管理するには、管理対象となるものの全体像を把握することが重要。ビジネスにおけるこの鉄則は、スケジュール管理においても、変わらぬ真理であるようです。

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