人事お役立ち

「人事になったばかり」の君へ。新米のうちに学んでおくべき6つの重要事項

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人事は、会社に存在するさまざまな職種の要素が含まれた仕事です。その業務内容は、経営の知識をはじめとして、営業、総務、広報などのエッセンスがブレンドされています。ときに雑用もこなしつつ、会社経営にまで深くコミットしていく。総合的な能力が求められる職務なのです。

だからこそ、新米人事は「何を勉強して、どうキャリアを積み重ねればいいのだろう……」と途方に暮れることもあるでしょう。そんな悩みを解決するため、今回は人事の仕事を始めたばかりの方に向けて、どのようにスキルを身につけていけばいいのか、6つの要点にしぼって解説します。

①まずは、会社について誰よりも深く知る

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人事は、会社における「人」の課題を解決する仕事です。人事異動・昇降格などの組織管理、社員研修などの人材教育、新卒・中途の採用など、業務内容は多岐にわたります。

そのすべてにおいて必要となるのは「会社についての知識」です。会社の歴史、財務状況、業務内容、業界知識、組織図、経営戦略など、あらゆる情報を、状況に応じてすぐにアウトプットできるよう頭に入れておかなければいけません。なぜ、「すぐにアウトプット」できる必要があるのか。それは、人事は対外的には会社の「顔」でもあるからです。

たとえば、会社説明会をはじめとするさまざまな求職者向けのイベントでは、彼らからのあらゆる質問に対して、納得できる回答を瞬時に返さなければいけません。答えに窮しては、「この会社はダメそうだ」というイメージを与えてしまうのです。

また、組織管理や社員研修の担当となったなら、まずは社員の名前を覚えましょう。1000人以下の会社であれば、全員の顔と名前が一致するようにしてください。それ以上の大企業であれば、少なくとも一定の役職者以上の顔と名前、業務内容は把握するようにしましょう。

人事としてプロフェッショナルになろう、と志すのであれば、まずは会社のことを誰よりも深く知ること。地道な努力ではありますが、ここをきちんと押さえることで、社内外の方々から信頼を得られるのです。

②「聞く」スキルを身につけよう

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人事は、誰かとのコミュニケーションによって仕事が始まり、そして完結します。そのため、「話す」「聞く」「読む」「書く」といった基本的なコミュニケーションスキルを身につける必要がありますが、特に大切なのが「聞く」スキルです。

なぜなら、採用面接や、昇降格・労働問題発生時などの社内ヒアリングは、相手の本音を聞き出せれば7~8割方成功したと言っても過言ではないからです。人間は、自分の話を聞いてくれた人に対して、心を開き、信頼するようになります。

カウンセリングの世界では、聞くことに特化した「傾聴」というスキルが重要視されますが、人事もある意味カウンセラー的な側面が大きいのです。まずは、相手の発言にきちんと耳を傾けるトレーニングをしてみてください。

③プレゼンテーションスキルを磨こう

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人事は、会社説明会や合同企業説明会、採用面接、学校訪問など、さまざまなイベントでプレゼンテーションをする機会があります。その際に、会社やあなた自身のことについて魅力的に語れるかどうかが、採用成果に直結します。

また、PowerPointやKeynoteなどのプレゼンテーションソフトを使用した資料作成スキルも、当然のことながら磨いていかなければいけません。

まずは他社の方でも会社の先輩でも良いので、気に入ったプレゼンテーションや資料を見つけ、どんどんマネしてみましょう。そして、なぜそれを“良い”と思ったのか、分析してみましょう。自分独自のスタイルを身につけるのは、その後でも大丈夫です。

④労働関連の法律を学ぼう

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人事にとって、必ず押さえておくべき大切な業務知識となってきたのが、労働基準法を中心とした各種労働関連法規です。

近年、日本全体でコンプライアンス意識が高まっています。長時間労働や残業代未払いが大きなニュースとなるのを見てもわかるように、労働法関連での逸脱行為は、経営リスクに直結するようになりました。

その状況の中で、人事は最新の労働法改正に応じて、会社と社員の間に立って最善策を考え、経営陣に対して積極的に提言をする必要があります。

労働法規の知識を習得するには、それほど特別なことをする必要はありません。新聞やネットなどの関連ニュースをチェックし、気になるポイントはわかりやすい書籍などで基本的なことを知っておけばOKです。

そして、実際に問題が発生したときに、「何が問題で」「どう解決すべきか」までを考えましょう。詳細な法律知識や解決方法へのアプローチは、会社の顧問弁護士や顧問社労士などに都度相談すれば大丈夫です。

⑤意外と必要な、ライティングスキル

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人事は、文章を書く機会が多くあります。求人記事、会社のWebサイト・公式ブログ・SNSなどの広報媒体、社内広報誌、学校・広告会社・求職者とのメールのやり取りなど、執筆すべきドキュメント量はかなりのものになります。

ライティングスキル向上のコツは、とにかく数をこなすことです。最初は、先輩の書いたものや参考書のマネだったり、テンプレートの流用だったりしても構いません。まずは臆さず書いてみて、少しずつ慣れていきましょう。忍耐強く続けていけば、書くスピードもクオリティも必ず上がってきます。

⑥自分の得意分野を活かそう

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このように、人事に必要なスキルは多種多様な分野にわたっています。一気にすべてを学び、スキルアップしていくのは難しいでしょう。そのため、まずは自分の得意分野を活かすことをおすすめします。得意分野は上達も早いですし、努力することも苦にならないケースが多いからです。

たとえば、聞き上手な人はさらに「傾聴」のスキルを磨き、より細やかな面接対応を心がける。書くのが好きな人は、Twitterや公式ブログなど「文章」のスキルを磨き、広報活動に強みを見出すといった感じです。

自分なりの、“理想の人事”を目指そう

ここまで見てきたように、人事という仕事はさまざまな職種の要素が少しずつ入っており、幅広いスキルを学んでいく必要があります。それらをバランスよく身につけながら、優秀な人事を目指していきましょう。

そして、人事としてのキャリアアップには「こうすればOK」という決まったルートはありません。自分の性格特性や得意分野、過去の業務経験などを活かしながら、自分なりの理想の人事像をつくり上げていってください。

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