取引先や同じ部署の社員から送られてくる業務メールと異なり、人事からの社内メールはついつい後回しにされがちなもの。しかし、こうした社内メールは総務的な連絡であったり、社内システムの変更などの業務連絡であったりと、大切な情報が書かれていることが少なくありません。こうした大切なメールを社員に読んでもらうためには、どうすればいいのでしょうか。今回は、必ず読んでもらえる社内メールの書き方について考えてみましょう。

未読スルーされやすい社内メールこそ必要な読ませる工夫

人事からの社内伝達は、受け取った側のアクションを必要としないため、ついつい後回しにされがちです。人事異動や研修など、社員にとっても注目度の高い内容であれば開封率も高まりますが、業務に支障のない内容である場合は、そのまま未読スルーということも少なくありません。
提出物の依頼や問い合わせであっても、催促が来てから返事を出しても間に合うという気持ちから、対応が遅れ気味になることがあります。

読まれないメールの3つの特徴

未読スルーになりやすい社内メールには、読まれない原因がいくつかあります。

いつも同じような件名にしている

件名がいつも同じだったり似ていたりすると、1回目に読んだときと同じような内容だと思われがちです。1回目が急用でない場合は、2回目以降も急用でないと思われて未読スルーされる原因になります。

件名が具体的でない

「○○について」「○○の件」「○○のお知らせ」など、「○○」の部分が、自分に関係がないと感じたり興味のない内容だったりする場合は、開封しないまま放置されがちです。特に、返事をもらいたい社内メールを送る場合、「人事部からのお知らせ」のような件名は絶対にNGです。

差出人名が、「人事部」や名前が英字になっている

差出人名に個人名が書かれていないと、一般的なお知らせと思われがちです。また、名前が英字の場合は、見たときに一瞬で誰からか来たのかが判断しにくいため、後で開封して確認することが多くなります。

少しでも読ませるためには、差出人と件名を工夫する

メールで最初に確認する項目は差出人と件名です。メールの重要度は、ほとんどこの2つで判断されるといっていいでしょう。メールソフトの設定によっては、件名と差出人のみの表示という場合もあります。この2つの項目を工夫することによって、今までよりも既読率はアップします。

メールアカウント設定の表示名は安易につけない

メールアカウント設定の表示名はアカウント名と違い、メールを送る相手に表示されるものです。アカウント名と同じように英語表記にしてしまうと、相手にわかりにくいものです。かっこをつけずに、日本語で部署名と氏名をしっかり入れましょう。多くのメールのなかでは、一瞬で差出人がわからないと読むのを後回しにされてしまいます。本文の最後に入れる署名にしっかり書いてあっても、メールを開かなければわかりません。

件名は内容ごとに変更し、アイキャッチや締切を入れると効果的

読まれるメールを書くうえで、件名は最も重要な要素のひとつ。重要度のフラグをつけることも必要ですが、件名だけで読むべき内容かどうか判断できるものが理想です。また、文字だけでなく記号を使うことによって、目立つようにするとよいでしょう。

具体的な方法としては、「【重要】○○提出期限○月○日まで！」「○○部の方は○月○日までに申請」など、締切や、対象としている人が一目でわかるような件名が理想的。「【　】」のようなカッコや「※」「！」などの記号を使うのも効果的です。

また、日頃自分がつい読んでしまうメルマガのタイトルを参考にするのも一つの方法です。タイトルのキャッチや、1行で内容を表現する言葉などをマネしてみましょう。

メルマガに学ぶ、読みたくなる社内メール

一般的に、社内メールの内容は事務的で硬くなってしまいがち。これではメールを受け取ったほうも、読んでみようという気になりにくいものです。そんな時は、普段購読しているメルマガを参考にしてみるといいかもしれません。

メルマガには読者を惹きつけるキャッチコピーや話題、読みやすいデザインなど、ついつい読みたくなる工夫が詰まっています。最初からプロの手によるメルマガと同じものを作るのは難しいかもしれませんが、最初にサマリーを入れたり効果的に記号を使ったりするなど、参考になる部分は必ずあるはず。

また、入社式など社内イベントがあった場合には写真を掲載してみたり、社内ニュースをカジュアルに紹介したりするなど、社員を読者に見立てて、どうしたら興味を持って読んでもらえるかを考えてみましょう。

メルマガでよく見かける、読者を引き込む手法の例をいくつかご紹介します。

件名はアイキャッチ【 】や「！」をつけて、インパクトのある言葉を使う。

1. 例）【残り3日！】目標管理シートの提出期限は3月31日

※提出期限をそのまま書くよりも、残り3日と書くことで、「何が？」と興味を持たせます。

メール本文に「速報」という言葉を使って、毎回新鮮な情報だと感じさせる。

1. 例）★★人事部からの速報NEWS★★
   　　「人事部に4月1日より、2年ぶりの新入社員が配属されることが決まりました！」

本題の件名とは別に本文の一番初めに、毎回人事部からの速報情報を1行で簡潔に入れます。その後、本題の内容を書くようにすると、何気ない情報でも、毎回話題として楽しみにする社員も出てきます。

メルマガは読者の読みたい情報を掲載することで期待に応え、媒体のファンになってもらうという視点で作られています。もし、こうした視点で書くことができれば、社員が人事部のメールを楽しみにするようになるかもしれません。

説明よりも、伝えようという意志が大切

社内メールは報告書ではありません。読んでもらって、初めて社内メールを出した意味があります。読まれるためには、一目で内容がわかるような簡潔なものにするか、社内メルマガのように楽しく読んでもらうか、どちらにせよ忙しく時間がないなかでも読まれる工夫をする必要があります。

伝えようとする意志をしっかりメールで表現して、未読スルーとはさよならしましょう。