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忙しい人事必見!会議の時間を短くするコツとは

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作業をしたい案件があるのに、午前も午後も会議がびっしりつまっていて、残業がどうしても増えてしまう、という方も多いのでは。

会議は仕事を進めるうえで欠かせないものですが、なかにはとりあえず定期的に集まることになっているものや、段取りが悪くて必要以上に長いものなど、出席を後悔することもしばしば。
そこで今回は、「会議に時間をとられすぎないようにするコツ」「会議をなるべく早く終わらせるコツ」を集めてみました。

「出席する/しない」は厳しく吟味

会議といっても、自分がある程度の決定権を委ねられているものから、関係部署として参考程度に列席を求められるものまでさまざま。

呼ばれた会議に「本当に自分が出席しなければならないのか?」と疑ってかかることが、まずは重要です。部下や後輩で事足りるものは代役に出席してもらう、議事録さえもらえれば十分であるものには出ないなど、あらためて「出席する/しない」の判断基準を検証しましょう。

自分が会議の意思決定に関わっている、担当者としてアイデアや意見を求められているなど、主要なプレイヤーとして参加するもの以外にはなるべく出ないという決断も大切。その際には、周囲に納得してもらえる理由・説明をつけることを忘れずに。

会議を短く終わらせるために

そうはいっても、必要な会議への出席は避けられません。自分が会議の主催者である場合や、ある程度会議をリードできる立場にあるなら、以下の方法を試してみてはいかがでしょうか。

1. 「会議の目的」や「資料」は事前に共有

目的が不明確なまま何となく集まってしまった会議や、その場で初めて資料に目を通さなければならない会議は総じて長くなりがち。

会議での議題や必ず決めなければならないゴールは、あらかじめ参加メンバーに通知して共有しておきましょう。また、資料の内容を前もって確認しておくことをルールにすれば、いきなり本題に入ることができます。修正を行うことも見越して、3日前くらいには資料を共有しておきたいところです。

2. 必要最小限の人数で

メンバーが増えると、その分発言が多くなったり、手間が増えたりと時間がかかる原因に。1つの部署からは原則1名に限るといった、参加人数を減らす努力も重要です。

3. 目安時間の設定・管理

会議に終了時刻を設定するのは、なじみがないと抵抗があるかもしれません。しかし、人間の集中力が持続する時間は50分~1時間といわれており、脳科学の観点からも、会議は1時間以内に終わらせるほうが効果的なのです。

事前のメールで、「会議はおおよそ〇時までと予定しております。」といったように何げなく通知しておけば、その時間内に意見をまとめようという意識が働くだけでなく、前後の予定が立てやすいため参加者にも喜ばれます。

4. 論点をまとめる発言をする

会議では、参加者から相反する意見が出たり、論点とずれた方向に議論が進んでしまったりということがよくあります。そんなときには放置せず、積極的に話の整理役を買って出ましょう。

「○○さんと△△さんの意見は異なりますが、それは××に対する見解の違いからきているのではないでしょうか。□□さん、××の担当者として実際のところどうなんでしょうか?」
「いろんなご意見が出ているようですが、話をいったん〇〇の問題に戻しませんか。」

といったように、会議が行き詰っている、違う方向に進んでいる、と感じたら手を打つことも必要です。会議を適切な流れにのせることは時間短縮につながります。

5. 不必要な発言を制する

参加人数の多い会議は、主催者の準備が大変なだけでなく、五月雨式に発言が飛び交い収拾がつかなくなってしまうことも多いもの。そのようなときに有効なのが、冒頭で発言の趣旨を明確にしてもらうようにお願いし、暗に不必要な発言を遠慮してもらう方法です。

「本日の会議は○○の方針について決定するもので、活発な議論をお願いしたいのですが、参加人数が多く時間も限られております。発言の際には、どういった趣旨のご意見かも合わせてご説明いただきますようお願いいたします。」というように発言内容に少し制約を加えるだけで、単なる感想や文句など生産性の低い発言が減るため、大人数の会議をコントロールするには有効です。

会議の時間を減らしてまとまった時間をゲット!

会議では1時間、2時間という時間があっという間に過ぎてしまいます。「会議は出なければいけないもの」と決めつけず、その貴重な時間をかける価値があるのかあらためて考えることから始めてみてはいかがでしょうか。

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