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給与明細書を電子交付するために、注意したいこととは

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最近増えてきた給与明細書の電子交付。マイナンバー制度も始まる今、自社で導入を検討しているという人も多いのではないでしょうか? 給与明細書の電子交付を導入する際の注意点やメリット、デメリットについて考えてみましょう。

電子交付のメリット・デメリット

平成18年度税制改正により給与所得の源泉徴収票、給与等の支払明細書(給与所得の源泉徴収票等)の交付に関する規定が改正されました。これによって、平成19年1月1日以後に交付する給与所得の源泉徴収票等について、一定の要件の下で、書面による交付に代えて、電子交付ができるように。電子交付は交付する側とされる側とで、それぞれにメリット・デメリットがあります。

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電子交付のメリット

交付側のメリットは、紙や封筒代の経費、印刷・封入・配布にかかる人件的コストを削減できること。また、再発行の手間や、過去の給与明細についての確認依頼に対する手間も削減できます。
受け取る側のメリットは、いつでも自分で確認でき、必要に応じてプリントアウトもできること。企業によっては退社してからも閲覧できます。

電子交付のデメリット

交付側のデメリットは、電子交付用のソフトウェアやサーバーなどを用意する必要があることです。スマートフォンや携帯で閲覧する場合は、アプリを用意したりするケースもあります。給与明細は個人情報のため、漏えいのリスクに備えて管理体制を整えなければなりません。
受け取る側のデメリットは、ID・パスワードを自己管理する必要があることです。また、確定申告が必要な場合は、正式な書類を紙で会社に発行してもらう必要があります。

電子交付で注意することは?

最近ではマイナンバー制度の開始にともない、社外にサーバーを置くクラウド型のインターネットを利用するシステムも出てきました。本人と管理者以外閲覧できないため比較的安全性が高く、このようなシステムを活用するのも1つの方法です。

電子交付を導入するうえで、最も注意しておきたいのがセキュリティ管理の問題です。会社側で体制をしっかり整えた後、従業員全員が簡単にアクセスできる環境も確認したうえで、開始することをおすすめします。 専用のIDとパスワードを発行するうえで必ずつきまとうのが、外部に流出するリスクです。それを防ぐためには、管理者や従業員に定期的なパスワードの変更を行わせることを徹底させましょう。ソフトウェアを選ぶ際は、給与明細にマイナンバーが入らないものを選ぶと、従業員が印刷してもリスクが少なくなります。

給与明細の電子交付化が業務全体の効率化に

単に電子化するだけでなく、電子交付の開始を機会に給与ソフトとの連携、または、電子交付機能のあるクラウドの給与ソフトに切り替えるのもよいでしょう。従業員数が多くなくても、マイナンバー制度の開始にともない、電子化を導入する企業は増える傾向にあります。複雑な人事・労務業務を電子化することで、法改正による社会保険や地方税などの改定に対応し、全体的な業務を効率化できるでしょう。

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