人事お役立ち

マイナンバー対策として企業が最低限しなければならないこと(まとめ)

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

何かと話題のマイナンバー制度ですが、本質的な問題を解決することにより、根本的に企業のセキュリティーリスクを少なくすることが可能です。今後も改正や追加事項が検討される中で、小手先の対策ではなく、制度そのものの考え方にもとづく、企業のリスク対策をご紹介します。

マイナンバーとは何かを考える

政府はマイナンバーについて「住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用される」と説明しています。つまり、この番号ひとつで、国や自治体は個人の情報を一元化して特定できるため、なりすまし行為の被害にあったり、本来の目的以外で情報を引き出されてしまったりする危険性があります。

マイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」として、従来の「個人情報保護法」よりも漏えいに対しての罰則が重いため、企業にとって厳しく管理すべき情報とされています。しかし、マイナンバーはあくまでも個人情報であり、企業だけでなく、個人や行政機関などにも管理責任があります。

従業員に対するマイナンバー対策

第一に、マイナンバーについて社内の認識共有をすることが大切です。単にマイナンバー制度の説明だけでなく、企業の管理体制を説明し、日頃から個人による管理の必要性も説明しましょう。

社内告知や就業規則の改定

単にマイナンバー制度の説明だけでなく、自社の管理体制、収集から活用までのフローを説明会や書面を通じて告知します。告知した内容は、就業規則に取り扱いの規定等を追加するなど、企業としての管理を明確にしておくことが大切です。

マイナンバー収集の方法

マイナンバーは10月中旬頃から、住民票のある住所に個人宛に送られる通知カードに記載されています。マイナンバーが記載された通知カードは、一時的であっても原本を預からないことや、コピーを取らないことをおすすめします。

  1. 1.住民票の住所が、現住所であるかを従業員に確認してもらう(違う場合は通知カードが届くよう、住民票を移すなどの手続きに時間がかかります)。
  2. 2.通知カードが届いたら、届いたことと内容に変更がないかを従業員から会社に連絡してもらう(氏名、生年月日、住所の間違いがないかを確認させます)。
  3. 3.従業員に紛失に気を付けて保管するように注意を促す(すぐに会社に持参させず、確実に保管させます)。
  4. 4.必要に迫られている従業員から、マイナンバーを教えてもらう(必要な書類に自分でカードを見ながら記入してもらいます)。

マイナンバー管理方法の理解

マイナンバーはあくまでも個人の番号であり、会社のものではありません。マイナンバーそのものを保管するという考え方ではなく、会社で管理するのはマイナンバーが記載された書類です。その考え方を従業員や取り扱う担当者にも徹底することが大切です。また、マイナンバー通知カードや、任意で申し込める写真つきの個人番号カードを、自分でしっかりと管理することの大切さを理解してもらいましょう。

マイナンバー管理で企業が責任リスクを減らす方法

マイナンバーを目的の活用方法以外で利用した場合や、故意・過失により漏洩した場合は、もっとも重い場合で4年以下の懲役または200万円以下の罰金という罰則があります。企業でも、過失と判断されない管理体制が要求されます。

デジタル、アナログにかかわらず、企業の規模として適切な管理が行われていることが大切です。例えば、大企業であれば、すでに機密情報を保管している強固なセキュリティシステムを利用することができるでしょう。一方で、中小・零細企業で、そこまでの設備投資ができない場合、アナログで保管することも考えられます。適切に保管するうえで重要なのは、以下の3つです。

    マイナンバーに関する特定個人情報を扱う人を限定すること いつ、誰が、どのように利用したかが分かるようにすること 盗難や紛失などが、簡単に行われないような場所に保管すること

管理責任は企業と個人、どちらにもあるという認識を共有する

企業のリスクが大きく取り扱われていますが、企業としての対策だけでなく、従業員が安易にマイナンバーを扱えるということを念頭においた対策も必要です。企業内ではもちろん、従業員一人ひとりが、個人にも管理責任があることを認識するような管理体制を構築する必要があります。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

マイナビ転職で、採用活動をはじめてみませんか?

会員数・掲載案件数ともに業界最大級!
マイナビ転職では、母集団形成から採用業務の改善まで貴社の採用を支援する幅広い商品・サービスをご用意しています。
採用でお困りの際はお気軽にご相談ください。

採用のご相談・お問い合わせはこちら

03-6740-7228
受付 9:15~17:45(平日)

関連コンテンツ

おすすめのコンテンツ