人事お役立ち

メール地獄に圧される人事担当を救え!~そのメールチェック必要ですか?~

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

テクノロジーの発達により、いつでも、どこでも仕事ができるようになりました。その分、やることが増え、さばききれない量になり、仕事に圧される人事担当者が出てきています。

その要因のひとつとなるのがメール。メールが主たる連絡方法として使われるようになり、スマートフォンやタブレットなどの携帯端末が普及した現在、以前に比べてメール処理に使う時間と労力は格段に増加しています。
人事が仕事に圧されず、主体的に業務に取り組める環境をつくるひとつの方法として、メール対策を考えてみましょう。

あらゆる情報が人事の受信トレイに集まってくる…

受信トレイにメールがたまってくると、「早く読まなければ」と気持ちがあせるものです。ところが、実際にメールを開いてみると、自分にはほとんど関係ない内容のものだったということはありませんか?

もし、そういったケースが多いのであれば、会社全体としてメールの使い方を見直したほうがよいでしょう。

ムダなメールのやり取りを削減するには、一人ひとりの人事担当に「必要な人だけに、必要な情報をメールする」という意識をしっかりと浸透させることが重要です。そして、それを日々の仕事のなかで実践させるためには、具体的なルールが必要。例えば、こんなルールです。

  1. 1. 「送信」ボタンを押す前に、受信者全員が本当にそのメールを必要としているか、もう一度考えてみる。
  2. 2. メールを書くよりも電話のほうが手短に済む用件は、電話にする。

わかりやすく、簡単なルールなので、すぐに実践できるでしょう。人事一人ひとりが、「本当に必要なメールしか出さない」という意識を持って実践すれば、ムダなメールのやり取りはかなり削減できるはずです。

一日に150回の携帯端末チェックは必要か?

遅れることなくメールを読み、返信しようとすると、頻繁にメールをチェックしなければなりません。コンサルティング会社デロイトが、世界90か国、2,500を超える企業を対象に調査した結果によると、一日に携帯端末をチェックする回数は最高150回とのこと。

これほど頻繁に携帯端末をチェックしなければ業務に支障が出るのか、疑問に感じる人も少なくないのではないでしょうか。逆に、もし本当にこれだけのチェックが必要であれば、業務の進め方自体を見直す必要があるはずです。

メールチェックの頻度が高くなるほど、一日中、頻繁にメールによって仕事を中断されることになり、集中力が低下します。
仕事上の問題をじっくり考えたり、解決したりする時間も減ることに。「昼食後の1時間は、メールクライアントを閉じる」「資料を作っている間は、新着メール通知機能をオフにする」などの工夫をしてみるとよいでしょう。

「週末はリラックス」上司が実施すれば従いやすい

多くの経営リーダーたちは、この「従業員が仕事に圧されている」という問題を認識しています。

上述したデロイトの調査では、リーダーたちの67%が、「急を要する問題である」もしくは「非常に重要な問題である」と回答していました。
ところが、「我が社には、従業員が仕事に圧倒されないようにする、なんらかの仕組みがある」と答えたのはたったの4%。問題を認識する段階には至っていても、具体的に解決策をとっていない企業が多いのです。

一方で、経営リーダーが週末のメール送信をやめ、「メールに追いかけられないようにしよう」という姿勢を示している企業もあります。「夜遅い時間や週末には、リラックスしていいんですよ」ということを、自ら実施してみせているのです。このように上席者が率先してリードをとり、わかりやすい形で示せば、部下はそれに従いやすくなります。

従来、仕事や時間をうまく管理することは、個人の問題だと考えられてきました。しかしながら、仕事環境が大きく変化した現在、個人の裁量だけでは解決できない面が出てきています。ここで取り上げたメールはその一例といえるでしょう。人事担当が仕事に圧されずに、それぞれ自分の仕事の「オーナー」となって取り組むためには、会社全体として仕組みを変えていくことが大切です。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

マイナビ転職で、採用活動をはじめてみませんか?

会員数・掲載案件数ともに業界最大級!
マイナビ転職では、母集団形成から採用業務の改善まで貴社の採用を支援する幅広い商品・サービスをご用意しています。
採用でお困りの際はお気軽にご相談ください。

採用のご相談・お問い合わせはこちら

03-6740-7228
受付 9:15~17:45(平日)

関連コンテンツ

おすすめのコンテンツ