人事お役立ち

マイナンバー制度が企業の労務管理に与える影響とは?

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

最近「マイナンバー制度」という言葉をよく耳にするようになりました。国民一人ひとりに番号が付与されるというマイナンバー制度は、いよいよ2016年1月から運用が開始され、社会保障や納税などに関する手続きに利用されるようになる見込みです。そこで、2015年10月には個人への番号配布が開始されるマイナンバー制度が、労務管理に与える影響を考えます。

マイナンバー制度って?その目的とは

マイナンバー制度とは、住民票のある全ての人に個別の番号(=マイナンバー)を割り振り、社会保障や納税、災害対策の分野における個人情報が一元管理される仕組みのこと。

今現在、社会保険庁、税務署、市町村など異なる行政機関でバラバラに管理されている個人情報をつなげることで、行政事務の効率化や、国民の利便性が向上するというメリットがあります。社会保障であれば、年金・医療保険・介護保険・児童手当・生活保護などの手続き、税であれば、税務署に提出する申告書や届出書など、災害対策であれば、被災者名簿などでの利用が予定されているようです。

労務管理にも大きく影響、留意すべきポイント

マイナンバー制度の開始に伴い、企業でも税や社会保障関連の書類を提出する際に、従業員のマイナンバーを記載する必要が生じます。特に労務管理を担当する部署では、マイナンバー制度の影響を避けられません。

基本的には、現在提出している書類にマイナンバーを追記することになりますので、業務フローを一つひとつ見直す作業が必要になります。加えて、プライバシーに関わる情報であるため、法律によって定められた方法で厳密に取扱わなければなりません。そこで、企業が注意すべきポイントを抜粋してご紹介しましょう。

まずは把握!業務ごとの影響範囲

社会保障関係であれば年金・医療保険・介護保険など、また、税務関係でも所得税の申告などで帳票を作成する場合に、マイナンバーを従業員から取得して記載することになります。業務によっては、従業員だけでなくその扶養家族のマイナンバーや、社会保険に加入していないパート・アルバイトなどのマイナンバーも取得しなければならない場合も。例えば、外部から講師を招いて講演料を支払った際に作成する支払調書にも、マイナンバーを記載しなければなりません。マイナンバーの取得には本人確認が必要ですので、手戻りを避けるためには「事前にマイナンバーの提供をお願いする」といった業務手順を追加する必要があります。

このように、マイナンバー制度が業務手順に及ぼす影響は、多岐にわたるうえ業務ごとに異なるため、早めの対策が欠かせません。

重大な個人情報!取扱いも厳しく制限

マイナンバーに関する情報は重大な個人情報であるため、その取扱いが法令によって厳密に定められています。法律で定められた用途以外には提供を求めたり、取得したり、保管することもできません。例えば、マイナンバーを従業員から提供してもらう際には、その目的を従業員に明示することが必要です。加えて、他人のなりすましなどを防ぐため、本人確認を行ったうえで取得します。そして、取得したマイナンバーを、明示した目的以外の用途で使うことも禁じられているのです。

従業員への明示の仕方や、本人確認の方法などについては、内閣官房のホームページ上のFAQ「(4)民間事業者による取扱いに関する質問」で詳しく紹介されていますので、一度目を通しておくことをおすすめします。

セキュリティ対策を万全に

企業がマイナンバーを取扱う際には、情報の漏えいや滅失といったことがないように、情報を適切に管理するための安全対策を講じることが求められます。マイナンバーの取扱い方法に関する規定を定めて、従業員への制度周知に努めることに始まり、保有するマイナンバー情報へのアクセス制限を設ける、マイナンバーを頻繁に利用する部署にパーティションを設置する、マイナンバーの記載がある文書は鍵をかけて保管するなど、さまざまな安全対策が考えられるでしょう。

個人情報保護法の対象外となっている小規模事業者(商業・サービス業で従業員5人以下、製造業そのほかの業種で従業員20人以下の事業者)についても、マイナンバーに関する安全対策を講じる義務が生じるため、注意が必要です。

影響を見定め、スケジュールを立てて対策を

このように、労務管理における複数の業務で、マイナンバーの導入に伴う作業が増えることが予想されます。次のようなステップで準備を進め、2016年1月に間に合わせたいところです。特に影響する部署が多岐にわたる場合には、慎重に対応を検討したほうがよいでしょう。

  • 1. 対応が必要な業務を洗い出す
  • 2. 業務ごとに制度に伴う変更点を確認、対応案を検討する
  • 3. 情報の安全管理の観点から、業務フローを見直す
  • 4. 確定した対応策に基づき、ルール改訂・体制づくり・システム変更などを行う

今後の動きも要チェック!

マイナンバー制度はアメリカや韓国でも既に導入、運用されています。したがって今後も諸外国にならい、社会保障や税金だけでなく、さまざまな用途に利用が拡大される可能性も見込まれるでしょう。

まずは今回の制度改正に漏れなく対応できるように情報を収集し、準備を進めたうえで、引き続き今後の動向も要チェックです。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

マイナビ転職で、採用活動をはじめてみませんか?

会員数・掲載案件数ともに業界最大級!
マイナビ転職では、母集団形成から採用業務の改善まで貴社の採用を支援する幅広い商品・サービスをご用意しています。
採用でお困りの際はお気軽にご相談ください。

採用のご相談・お問い合わせはこちら

03-6740-7228
受付 9:15~17:45(平日)

関連コンテンツ

おすすめのコンテンツ