テレワークでマネジメントはできる?そんな心配な声を解決!

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プロフィール
株式会社テレワークマネジメント
代表取締役/田澤 由利
上智大学卒。柔軟な働き方を社会に広めるため、2008年に株式会社テレワークマネジメントを設立。東京にオフィスを置き、企業等へのテレワーク導入支援や、国や自治体のテレワーク普及事業等を広く実施。総務省認定テレワークマネージャー。

オフィスに集まり、一緒に仕事をする。メンバーが成長できるように手取り足取りアドバイスを送る。プロジェクトが成功するようにメンバーと膝を突き合わせて話し合う。これまで対面で行ってきた様々な仕事は今、それぞれが離れた場所にいる環境の中で進めていくようになりました。

そうした中で聞こえてくるようになってきた「テレワークでマネジメントはできるの?」という声。今までに経験したことのない状況で働くようになったことで、対面では感じなかった不安が募り始めています。そこで、遠隔で働く環境の中でも効果的なマネジメントの方法などを、総務省認定テレワークマネージャーとしてテレワークの導入拡大に尽力されている株式会社テレワークマネジメント代表の田澤由利さんにお話をお伺いしました。

テレワークという働き方がもたらす可能性

テレワークの導入が加速していますが、テレワークがもたらす可能性についてどうお考えですか?

みなさんご存知だと思いますが、改めてテレワークの定義をお伝えすると、「Tele(離れたところで)」+「Work(働く)」を合わせた造語で、ICT(情報通信技術)の活用によって時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方のことをテレワークと呼びます。テレワークができるようになることによって、日本の課題や政策など(下図)に答えを出すことができる。テレワークという働き方が日本に定着することによって、企業が抱える課題も社員が感じている課題も解決されていくのです。

テレワークは幅広い方面で貢献できるので、図のような広がり、解決を期待することができます。これだけたくさんの可能性を秘めているテレワークがもし普及しないとなると、日本の未来に大きな問題を残すことになる。新型コロナウイルスが拡大していることは良いことではありませんが、この機会をポジティブにとらえて「あの試練があったから、テレワークという働き方が浸透し、様々な面で働きやすい社会になったよね」と言えるようにしていきたいですね。

テレワークを行うにあたっての注意点

様々な社会課題を解決する可能性を秘めているテレワークを行うために注意したほうがいいポイントを教えてください。

テレワークを行っていくには「セキュリティ」「マネジメント」「コミュニケーション」が重要です。本来であれば「セキュリティ」が最も大事ですが、有事の今は特別に「セキュリティ」をできる限り緩和して、テレワークの導入を進めましょう。

今は人の命が何よりも大事な時。そうした中で一番重要なのが「コミュニケーション」です。今まではオフィスにみんな集まって仕事をしていたので、当然ながら「一人では仕事ができない」と言い出す人が出てくる。そして次に起きるのが「サボり」や「働きすぎ」。その次に来るのが「仕事ぶりが見えない」という問題です。こうした問題が出てくることを想定してコミュニケーションとセットで「マネジメント」についても考えていく必要があります。

コミュニケーションとマネジメントを疎かにしてしまうと、社員は在宅勤務を負担に感じたり、自分の仕事ではテレワークは難しいと判断してしまい、テレワークそのものが定着しなくなります。そうならないためにも、「コミュニケーション」「マネジメント」に注意することがテレワークを続けていくためのポイントです。

テレワークで起きがちなマネジメントの問題

上司の目の届かない距離にいる社員との間で起きるマネジメントの問題について教えてください。

テレワークによって上司と社員の間で起きるマネジメント問題ですが、大きく分けて「不安の増長」「生産性の低下」「労働時間の増加」の3つの問題が挙げられると考えています。それでは順番にお話していきます。

報告連絡の負担増加による「不安の増長」

テレワークを始める際に多くの企業では、インターネットでテレワークのやり方を調べます。そこには「仕事を始めるときに今日なにをするか、仕事が終わったら今日なにをしたか、を上司にメールする」と書いてあり、上司への報告連絡のルールをそのまま取り入れる企業がけっこういます。

ですが、私はおすすめしません。なぜなら、それをやると上司のもとに朝・夕とたくさんのメールが来てしまう。最初のうちは「在宅勤務で大変だけど頑張って」と返信できても、毎日つづくとさばき切れなくなります。そのうち上司はほったらかしにするようになり、朝・夕と報告しているメンバー側は返信が来ないことに不安が増長されていくのです。不安が募っているメンバーに対してマネジメントをしようとしても、当然ながら上手くはいきません。不安を増長しないコミュニケーションを取れる環境づくりが必要になります。

監視の目がない緊張感の欠如による「生産性の低下」

オフィスで仕事をしている時は上司や周囲の目があるため、緊張感を持って仕事に取り組める。しかし、見ている人がいない状況下のテレワークでは緊張感が無くなり、生産性が低下してしまうケースを耳にします。例えば、社員に優しい会社では「ちょっとくらい子どものことやってもいいよ」と言ってくれたりします。言ってもらえた社員は喜び、最初は気を付けていますが慣れてくるとだらだらし始め、生産性が落ちてしてしまう。また、子育て中じゃない社員はアンフェアを感じてギクシャクしてしまい、結果的に生産性の低下を招いてしまう、ということが起きています。

実際に聞いた話では、ある企業の社員2人が話していて、片方が「あした在宅勤務だから、おかげで日中に庭の芝刈りができるよ」と話していたそうです。在宅勤務をこのような解釈でいると、時間管理ができず、高い生産性を上げることは難しくなります。こうした問題が起きないように、同じ空間にいなくてもマネジメントできる環境を整える必要があります。

プロセスが見えない不安による「労働時間の増加」

仕事をサボってしまう人がいる一方で、労働時間が増えてしまう人もいます。その原因のひとつとして挙げられるのが、朝なにをやるか報告した業務が終わらなかったことで、「サボっている」と思われるのが怖くて無理して夜中まで働きつづけてしまう、というもの。仕事をしていると横から電話対応やトラブル対応などいろいろな仕事が入ってくることはよくありますが、そういった事情はテレワークでは上司に見えません。そのため、予定していた業務を何とかその日に終わらそうとして労働時間が増えてしまうのです。

上司側もそういった側面があることを理解せず、管理の一環として「報告してくれた仕事の進み具合が良くないようだけど・・・」と言った疑いの目を向けてしまうことで残業に拍車をかけてしまう。そうした積み重ねが、社員の疲弊につながるのです。プロセスが見えない不安から来る労働時間の増加を理解し、どうすれば労働時間を減らせるのか、というマネジメント視点も、テレワークを推進していくためには重要になります。

テレワークのマネジメント問題の解決方法

「不安の増長」「生産性の低下」「労働時間の増加」の問題を解決する方法についてお聞かせください。

それぞれの問題を解決するには「コミュニケーション機会の創出」や「細切れ時間の管理」「新たな評価制度」を通じたマネジメントが効果的です。それでは具体的にお話していきます。

不安解消には“仮設クラウドオフィス”を

朝・夕の報告、Web会議でのコミュニケーションだけでは、不安は解消されません。それに対して何も対策を練らずにいると不安はいつの間にか大きなものになってしまいます。そこで私がいま提唱しているのが「仮設クラウドオフィス」です。Web会議ツールを使って朝から晩までオンラインにしておくことで、いつも会社で会っている人といつでも画面を通して話せる状態を作る手法。上司とメンバーが気軽に話せる環境を整えることで、コミュニケーションロスが起きづらくなります。

また、画面越しだと表情がわかりにくいとの声も聞こえてきますが、実際には画質はとてもいい。それにこれまで一緒に仕事してきた仲間なので、画面越しでも表情は十分に見てとれます。相手の考えが伝わらない、表情が見えない、というのはただ単に経験してないから不安なだけ。そういう先入観を取り払って、常時メンバーとコミュニケーションを取れる場を設けることで、不安解消につながるマネジメントを十分に行うことができます。

生産性の向上には“細切れ時間の管理”を

テレワークは行動が見えないため、時間の管理が重要になります。特に生産性の低下が見られる場合には、細切れ時間の管理をすることが改善への第一歩です。例えば、朝9時に仕事を開始したタイミングで仕事のタイマーをスタートさせ、昼食のときに仕事のタイマーをストップする。そして、また仕事を始めたら仕事のタイマーをスタートし、夕方に子どものお迎えにいくため仕事のタイマーをストップする。といったように着席中と退席中の時間をつけていくことで、細切れの時間を管理することができます。こうして時間を管理することで、定時の時点で所定労働時間(例えば8時間)に達しているかを見える化できるのです。

もし所定労働時間が8時間で実働が7時間だった場合は、1時間を欠勤にするのか、制度にあれば時間有給を取るのか、フレックスタイム制度があれば明日に持ち越すことも可能です。このように細切れ時間の把握が緊張感を生み、生産性の向上につながっていきます。

また、メンバーがどういう仕事をしているのかも上司としては気になるところ。そこで弊社が提供しているマネジメントツールでは、業務時間の記録と同時にパソコン画面の画像を自動保存するようになっています。パソコン画面を見られるのが嫌だという声もありますが、真面目に仕事に取り組んでいる人からはかえって歓迎されています。業務のプロセスを見てもらえるので、「サボっていると思われてないか」というストレスからも解放されるからです。

サボっていた人にはサボり防止になり、頑張りすぎている人には超過勤務抑止になるので、生産性向上につながるマネジメントが可能です。

労働時間の減少には“テレワークに合った評価制度”を

労働時間を減らすためにお伝えしたいのが、長い時間働いた人がよい評価をされるというのは間違っているという理論です。時間をかけてもアウトプットが少ない人と、時間がかかっても4倍のアウトプットを出している人とを、長い時間働いたから、と同じ評価をするのではおかしいですよね。ですから、会社にいる、目の前にいる、キーボードを叩いている、一生懸命に汗をかいている、というだけで評価してきたこれまでを反省しつつ、テレワークという働き方の中では「成果÷時間」で評価することを私は提唱しています。

「成果÷時間」の評価制度の例を挙げてみましょう。Aの仕事を3時間でやる人と10時間かけてやる人がいた場合、当然3時間でやる人にたくさんお金をあげたい。ところが今は夜遅くまで仕事をしている10時間の人にお金をあげてしまっている。同じアウトプットをしているのに、時間がかかったほうが評価されるなら、生産性の高い3時間で仕事をやれる人は不公平を感じてしまいます。それでは正しい評価がされないので、テレワークを取り入れるこの機会に「成果÷時間」の評価制度を採用することをおすすめします。この評価制度であれば、だらだら仕事をする人は評価されなくなるため、労働時間のマネジメントがしやすくなります。

テレワークを導入した会社の未来はマネジメントが握っている

テレワークは日本の働き方の未来です。「会社の仲間には会いたいけど、毎日会社に行かなくても仕事はできる」と、テレワークに対してポジティブな意見を持っている人が増えています。しかし、オフィスという同じ空間にいないからこそ人間の甘えが出やすいのも事実。だからこそ、テレワークでもオフィス勤務の時と変わらない状態を保てるマネジメントを、意識的に行うことが重要です。田澤さんがお話してくれたマネジメント方法を活用しながら、テレワーク時代を勝ち抜ける強い組織づくりをしていきましょう。